Cambiando tus creencias productivas 0

Hand and butterfly hand painting, tattoo, over a blue skyEn ocasiones hay libros que pasan meses sin ser leídos en el estante de tu biblioteca sin explicación ninguna, y cuando acabas por fin de leer uno de ellos te preguntas, ¿cómo tardé tanto tiempo en decidirme a leerlo? La biología de la creencia, del Dr. Bruece H. Lipton, es uno de esos libros, y que he tenido oportunidad de terminar de leer en los últimos días. Confieso, como podrá ver el lector por el título de este blog, que el tema de las creencias es algo que me fascina enormemente, dado que sólo cuando comencé a cambiar las mías, pude comenzar a vislumbrar un horizonte drásticamente diferente al que tenía por delante. Según el Dr. Bruece H. Lipton, las creencias actúan como filtros de una cámara que cambian la forma con la que vemos el mundo, impactando incluso en nuestra biología, algo realmente fascinante.

Las creencias no son ni más ni menos que las normas o reglas según las cuales basamos nuestros comportamientos, por lo que son principios de acción. Nuestro cerebro suele construirlas básicamente en función de nuestras experiencias y de otras informaciones procedentes de nuestros sentidos, actuando en todo momento como si fuesen absolutamente ciertas. El problema con las creencias surge a través del pésimo proceso de validación que usa nuestro cerebro para integrarlas como información útil. Por un lado las informaciones sobre las que se basan suelen ser escasas y poco significativas. Por otro lado no suelen revisarse de forma periódica, por lo que suelen quedarse fijadas en nuestra psicología como si fuesen válidas en todo momento.

Nuestro cerebro funciona como cualquier sistema biológico organizado por niveles. Ello implica que podemos tener diferentes niveles de pensamiento. Según Robert Dilts, desde un punto de vista meramente psicológico, son cinco los niveles con los que las personas solemos trabajar durante la mayor parte del tiempo. El más elemental se corresponde con nuestro entorno o ambiente, el cual nos proporciona las restricciones externas. Interactuamos con el entorno mediante nuestras conductas, que a su vez están regidas por nuestros mapas mentales o estrategias, las cuales definen nuestras aptitudes, que se organizan mediante nuestro sistema de creencias y que se apoyan a su vez en nuestra identidad.

Cuando hablamos de productividad, hablamos de hábitos, los cuales se apoyan en comportamientos repetidos que a su vez responden a nuestro sistema de creencias. Mucha gente suele plantear que GTD resulta difícil de aprender, y la verdad es que la dificultad de aprender la metodología es independiente de ella misma, siendo la clave para entender esto el desaprendizaje. Para desaprender tenemos que cambiar nuestras creencias productivas que soportan nuestra conducta, ya que hacemos lo que hacemos porque creemos lo que creemos, y cuando basamos nuestros comportamientos en creencias obsoletas lo que conseguimos es frenar nuestro aprendizaje y nuestro crecimiento. Esto además tiene un impacto directo en nuestros hábitos, que como sabes son la base fundamental de la productividad.

Si quieres mejorar tu productividad, el primer paso es cambiar tus creencias. Esto te llevará a nuevos comportamientos que repetidos de forma periódica durante un tiempo, se traducirán en nuevos hábitos productivos.

En una ocasión me contaron un cuento sobre un halcón que creía no sabía volar. Permanecía siempre apoyado en su rama sin moverse esperando en todo momento ser alimentado por su dueño. En una ocasión a alguien se le ocurrió cortar la rama donde se apoyaba la bella rapaz, y agitando sus grandes alas doradas, se dio cuenta que podía volar, cambiando su vida para siempre. Así es que si quieres aprender GTD para comenzar a mejorar tu productividad, comienza cortando la rama sobre la que te apoyas, cambiando tus creencias productivas, porque una de las claves de cambio en el trabajo del conocimiento está en desaprender.

Proyectos: ¿Eres realmente responsable del resultado? 2

People in a Meeting and Responsibility ConceptA nivel corporativo, en ocasiones, suele confundirse el concepto de productividad personal con el de productividad colectiva. Cualquier organización se comporta como un sistema, de hecho las organizaciones son sistemas y por tanto, cualquier cambio que afecte a una parte de éste, afectará también a su totalidad en cualquier sentido. De ahí que cuando se consigue mejorar la productividad individual de las personas, se consigue mejorar los resultados de la propia organización.

GTD es una metodología de productividad encaminada a maximizar la eficacia y la eficiencia personal, eliminando el estrés autogenerado, lo cual tiene gran impacto a nivel corporativo cuando se es fiel a los principios universales sobre los que se asienta la metodología. En GTD se gestionan compromisos, y en ocasiones, sobre todo en entornos corporativos, suele confundirse el término compromiso con el de responsabilidad.

Recuerdo de mi anterior etapa profesional que se confundía con mucha facilidad el concepto de proyecto con el de resultado. Solía entenderse por proyecto, la caja que contenía parte de las especificaciones necesarias para poder conseguir el resultado que se pretendía, que en mi sector era el de construir un nuevo edificio. Al margen de esta confusión del concepto, añadiré también que el resultado tampoco se definía como tal de forma específica, ni tampoco se especificaba cuál era el para qué, dado que se daba por hecho que era meramente lucrativo. Ante esta falta de claridad y de definición que suele darse en muchas organizaciones, ¿de quién es la responsabilidad del resultado? Éste es uno de entre tantos problemas que plantean las estructuras jerárquicas dentro del trabajo del conocimiento. Cuando hablamos de productividad personal, tú debes de ser el responsable de los resultados que te has comprometido a alcanzar, de lo contrario asumes un compromiso irreal y por tanto inalcanzable, que te llevará de forma ineludible a una situación generalizada de estrés y frustración.

La gestión realista de resultados en entornos corporativos (me gusta más llamarlos así que proyectos) es otro de los grandes retos que plantea el trabajo del conocimiento, dado que el plano humano toma relevancia absoluta y la autogestión pasa a ser una cuestión indiscutible. Sin embargo se siguen usando metodologías tradicionales de gestión de proyectos, basadas fundamentalmente en el supuesto de que los entornos de trabajo permanecen estables y por tanto predecibles, nada más lejos de la realidad actual.

Por tanto, una pregunta saludable que podrías hacerte sería la siguiente: ¿Estás seguro que eres responsable del resultado? Si estás absolutamente seguro, enhorabuena, tienes por delante todo un camino para llegar a él, así es que sólo te queda ponerte en marcha. Ahora bien, si no lo estás debes entender que sólo eres responsable de la parte del resultado que te corresponde, bien porque te es asignada o bien porque te has comprometido a ello y eso es solamente lo que debe entrar en tu sistema. Suele ser muy habitual, sobre todo al principio, mezclar en la lista de proyectos resultados de los que somos responsables y de los que no lo somos por si las moscas. Se trata de una mala práctica derivada básicamente de la falta de claridad que suele darse sobre todo en entornos corporativos. Una de las bondades de GTD es que convierte conceptos tradicionalmente complejos como el de proyecto en conceptos realmente sencillos como el de resultado.

Recuerda, a no ser que seas el responsable de gestionar un proyecto concreto, si usas GTD, en tu sistema sólo deben entrar aquellas partes, hitos o subproyectos de las que tú eres realmente responsable. El resto no te corresponde y será el owner del proyecto el que seguramente tenga que hacer un uso extensivo de su lista a la espera para gestionar todo aquello que tiene delegado o debe hacer seguimiento. Así es que cuando participes en grandes proyectos y tengas que llevarlos a tu sistema, reflexiona y respóndete a la siguiente pregunta: ¿Eres realmente responsable del resultado?

Si usas GTD, timeboxing significa aligerar el calendario 0

TimeboxingRecuerdo una situación que viví hace unos años en un seminario que impartí sobre iniciación a la productividad personal con GTD. Justo al llegar a la organización en la que impartía el seminario, se me acercó un señor que por lo visto trabajaba allí y nada más encontrarnos me dijo, “Va usted a hablarnos de productividad ¿verdad?”. Tras mi respuesta afirmativa, el señor en cuestión me pidió que me acercarse a su puesto de trabajo, y enseñándome su calendario me dijo, “Ve usted, soy muy productivo, no tengo ni un hueco en el calendario”, a lo que yo le respondí en tono respetuoso y cordial, “Ya veo. ¿Podría hacerle una pregunta? … Realmente, ¿cuándo trabaja usted?”. Recuerdo la cara de extrañeza que puso tras mi pregunta, pero según me contó después pudo darse cuenta de que con tantas reuniones y bloqueos de tiempo nada de lo que planificaba hacer se cumplía, lo que le resultaba tremendamente frustrante.

El timeboxing es una técnica que consiste básicamente en bloquear cajas de tiempo durante el día para hacer determinados tipos de tareas. Aunque suele usarse como técnica en algunas metodologías ágiles de planificación y gestión de proyectos, normalmente suele usarse como excusa para planificar el trabajo a modo de decidir a priori, qué es lo que vas a hacer y cuándo lo vas a hacer. Suele otorgar un valor al recurso tiempo que en el trabajo del conocimiento resulta realmente secundario, dado que como afirma Peter Druckerel valor está en la efectividad, es decir, “do the right things right” o lo que es lo mismo, “hacer de forma correcta las cosas correctas”.

En GTD el calendario sólo sirve para tres cosas al margen de su uso como archivo de seguimiento:

  • Para acciones que han de completarse en una fecha concreta y a una hora,
  • para acciones que han de completarse en una fecha concreta o antes,
  • o para anotar información que puede ser necesaria en un día concreto.

Como puedes ver, el uso del calendario o la agenda en GTD está reservado en exclusiva para aquellos compromisos que tienen fecha objetiva, es decir, compromisos con fecha real que ha determinado un tercero y por tanto te viene impuesta. El calendario debe servir simplemente como eje de giro de tu día a partir del cual determinar el resto de posibilidades que han de completarse tan pronto como sea posible en función del contexto en el que te encuentres. Su correcto uso determina de forma natural tus cajas de tiempo, las cuales te permite enfocar tu productividad hacia los resultados que persigues de forma realista. Cuanto más ligero esté tu calendario, más huecos libres tendrás para para poder trabajar en el trabajo definido que es realmente el que aporta un valor real a tu trabajo.

¿Cuál es la clave para mantener el calendario lo más ligero posible? En primer lugar ser extremadamente riguroso con las fechas objetivas. Nada de interpretaciones como me gustaría o preferiría. Si una fecha no es objetiva, lo que expresa es un deseo, y créeme, los deseos deben de quedar al margen. El propio sistema se encarga de priorizarlos de forma natural al margen de las fechas. La otra clave es aprender a decir que NO. Decir siempre sí a todo supone decir no a otras cosas que seguro suman en lugar de restar.

El timeboxing sólo tiene sentido cuando se reserva tiempo para decidir de forma abierta sobre qué es lo mejor que puedes hacer en ese momento, según el contexto en el que estés. En GTD esta reserva de tiempo se hace de forma natural simplemente siendo riguroso con tus compromisos vinculados a fecha objetiva. Así es que ya sabes, si usas GTD, timeboxing significa aligerar el calendario.