Proyectos: ¿Cómo lo vas a hacer? 0

Running track starting lineHace unos años descubrí por casualidad cuál era la causa fundamental de mi escaso progreso como persona. Padecía el conocido síndrome de parálisis por análisis, vamos, lo que suele conocerse como ‘estar siempre mareando a la perdiz’. Descubrir GTD fue revelador, dado que de forma clara y sencilla me permitía separar el pensar del hacer. Ambos comportamientos son necesarios para ser productivos. El problema reside en que si pasas mucho tiempo pensando y poco tiempo haciendo, no consigues resultados, y al final te ves inmerso en un bucle que parece no tener salida. En el trabajo del conocimiento pensar es importante, pero mucho más lo es hacer bien, ya que es la pura expresión de tu productividad. Pensar supone que defines tu trabajo según tu compromiso, basándote en criterios objetivos. Por otro lado, hacer supone que avanzas hacia tus resultados.

El secreto para avanzar es comenzar. Y el secreto para comenzar es dividir las tareas abrumadoramente grandes en tareas más pequeñas y manejables y abordar la primera. Mark Twain
Si te das cuenta, lo que hacemos cuando planificamos es precisamente lo que dice Mark Twain, dividir o trocear un resultado. Esto hemos de hacerlo, como dice José Miguel Bolívar, porque convertimos algo que no es tachable, un resultado, en algo que sí es tachable, una acción. Imagina por ejemplo la siguiente situación. Te regalan una maqueta para construir un flamante velero de madera y acabas comprometiéndote a construirla. Si en tu lista ves escrito ‘montar la maqueta del velero’ y ‘hacer un recuento de piezas y herramientas para comprobar que tengo todo lo necesario para comenzar a montar el velero’, ¿cuál de estas dos frases dirías que es más tachable? Estarás de acuerdo conmigo en que la segunda, dado que se corresponde con una próxima acción y por tanto resulta infinitamente más tachable que la primera que se correspondería con un resultado que bien podría denominarse ‘velero de madera construido’.

Para comenzar a hacer hay que definir exactamente qué es lo que vas a hacer. Ésa es precisamente la función del quinto y último paso del proceso de planificación natural de proyectos en GTD. Se trata de decidir cuál es la próxima acción para cada una de las distintas partes móviles o accionables del proyecto. Este último paso te ofrece la garantía de que comenzarás a ponerte en marcha para conseguir el resultado que pretendes. Definir cuáles son las próximas acciones para cada uno de tus proyectos es uno de los hábitos fundamentales para conseguir y mantener el control y la tranquilidad.

Una vez definidas cada una de las próximas acciones de tu proyecto, deberás organizarlas en tu sistema tal y como sueles hacer tras aplicar el wokflow. Si la próxima acción depende de fecha, acabará en el calendario o en el archivo de seguimiento. Si debe hacerla otra persona, en la lista a la espera, y si ha de hacerse ASAP, es decir, cuanto antes sea posible, la organizarás en la lista de próximas acciones correspondiente en función de lo que necesites para llevarla acabo. Todo el material generado en la planificación del proyecto pasará a formar parte del material de apoyo. Ahora bien, habrá ocasiones en las que la próxima acción pueda suponer la continuación de la propia planificación, dado que ya has completado las próximas acciones definidas y ya dispones de información realista para seguir avanzando. Imagina por ejemplo el siguiente caso en el que has completado la próxima acción que consistió en reunirte con tu departamento financiero para obtener información acerca del presupuesto disponible y diversos criterios financieros que podrían afectar al desarrollo de tu proyecto. En tal caso, una vez celebrada la reunión, deberías continuar con la planificación dado que ya dispones de la información necesaria para continuar. En este caso la próxima acción bien podría ser, ‘seguir planificando el proyecto’.

Definir cuál es la próxima acción para comenzar a caminar hacia tu resultado es definir sencillamente ¿cómo vas a hacerlo? La próxima acción debe ser el siguiente paso físico y visible que puedes llevar a cabo y deberás organizarla en tu sistema para que puedas ejecutarla en cuanto se den las circunstancias para ello. Es la hora de comenzar la carrera, de actuar. Es la hora de hacer.

Proyectos: ¿Qué vamos a hacer para conseguirlo? 6

Project management - Construction project planningSi analizamos tranquilamente lo que hemos hecho hasta ahora siguiendo las tres primeras fases del proceso de planificación natural, aprovechando el mejor planificador que existe en la naturaleza que es nuestro propio cerebro, ha sido definir en primer lugar cuál es el resultado que deseamos alcanzar y para qué queremos alcanzarlo, es decir, hemos definido su propósito. En una segunda fase hemos dado rienda suelta a nuestra mente aprovechando sus cualidades, y hemos clarificado el resultado mediante la vivencia del éxito que supondría alcanzarlo guiado por el propósito, por los principios y por los valores, y a partir de ahí, en una tercera fase, hemos conseguido dibujar, aprovechando el pensamiento irradiante, un gran abanico de posibilidades que nos permitirían llegar a nuestra meta. De alguna manera lo que hemos estado haciendo, es generar la materia prima que necesitamos para poder ponernos en marcha. Como artesano me gusta pensar que ahora tengo el barro necesario para poder comenzar a trabajar y con ello conseguir la mejor pieza posible.

El cuarto paso de la planificación natural se conoce con el nombre de organizar. Es el momento de poner en práctica nuestras estrategias organizativas y de estructuración, y mediante nuestro sistema de percepción, comenzar a identificar relaciones y estructuras naturales entre las distintas posibilidades que tenemos ante nosotros. Se trata de detectar cuáles son las partes significativas que tenemos ante nosotros y por tanto identificar componentes, secuencias o prioridades que de alguna forma nos están definiendo el camino a seguir.

Imagina por ejemplo que tienes delante de tí ideas tales como ‘ver las distintas posibilidades de viajar hasta Zaragoza’, ‘comprar los billetes’, ‘reservar aparcamiento para dejar el coche’, ‘buscar hoteles de cuatro estrellas en la zona’, etc. Al ver esto casi de forma inmediata identificarás que todas estas ideas guardan relación con un componente relacionado con la logística del viaje. Esto es lo que se conoce como un subproyecto, que podría denominarse como ‘logística para el viaje a Zaragoza organizada’ y del cual surgirá una secuencia de acciones.

Si el proyecto necesita o exige algún tipo de control sustancial de objetivos, puede resultar útil usar alguna herramienta para establecer cuáles son los componentes, hitos o subproyectos y de esta forma poder hacer un seguimiento sencillo de los mismos. Omnifocus, que es la herramienta que uso para gestionar mi sistema de productividad, me permite tener a la vista toda la organización de mis proyectos y poder revisar la estructura de forma sencilla.

Uno de los grandes errores a la hora de desarrollar esta fase de la planificación, es el de pretender desarrollar todo el proyecto completo hasta su fin. Esto lo aprendí a base de fracaso tras fracaso debido al sector profesional en el que he ido desarrollando mi profesión hasta finales del año 2013. En el sector de la construcción es muy habitual definir la estructura del proyecto hasta el final incluyendo como condicionantes todos los elementos de naturaleza subjetiva habidos y por haber. Me refiero a poner fechas límite, plazos intermedios, presupuestos, etc. La tasa de éxito de los proyectos en cuanto a esos elementos era del 0,00%. A esto se le conoce como sobreplanificación, o como a mi me gusta decir, jugar a ser adivino.

En planificación natural sólo se planifica de forma realista y objetiva, sin perder de vista los grandes hitos del proyecto, secuencias, etc. ¿Qué sentido tiene definir pasos a dar sin saber realmente si son los que tienes que dar? ¿Qué sentido tiene fijar fechas subjetivas intermedias que escapan a tu control? Sencillamente ninguno. Por ejemplo, en el caso del subproyecto del ejemplo que planteaba anteriormente, la única acción de la secuencia que podría tener sentido definir es la de ‘ver las distintas opciones logísticas de desplazamiento hasta Zaragoza’. Del resultado de esta acción se derivarán otras que seguro serán diferentes en función de si viajas en avión, tren o coche.

Organizar implica que estamos definiendo qué vamos a hacer para conseguirlo, identificando cuáles son los componentes, secuencias o prioridades reales del proyecto, es decir, identificando cuáles son las acciones o subproyectos. La planificación como parte de tu productividad personal es algo dinámico, por lo que requerirá revisiones periódicas con objeto de mantener su estructura actualizada de forma realista y evitar la contaminación de tu sistema.

Productividad y estrés 2

Productividad y estrésRecuerdo que cuando comencé ha investigar sobre productividad personal, concretamente sobre GTD, hace ya más de cinco años, una de las cosas que más me llamaron la atención fue el subtítulo del primer libro de David AllenOrganízate con eficacia, máxima productividad sin estrés. ¿Será esto posible? me pregunté durante todo el fin de semana en el que hice su primera lectura. Claramente el subtítulo tiene gancho, sobre todo hoy en día en el que la palabra estrés resuena de forma constante. Fue al cabo de casi dos años, tras conseguir implementar todos los hábitos que propone la metodología, cuando conseguí entender cuál era el significado del subtítulo.

Recuerdo que por aquel entonces, en mis inicios por el camino de la productividad, convivía en un entorno, tanto profesional como personal, nutrido fuertemente con grandes dosis de incertidumbre, lo que hacía que mi día a día fuese prácticamente impredecible. Nadie con responsabilidad tomaba decisiones y cuando alguien las tomaba, donde dije digo, digo Diego. Vivia en un estrés constante debido a situaciones externas a mí y que por tanto estaban fuera de mi control. De forma paralela, yo era de los que me planificaba la semana de principio a fin, y cuando llegaba el lunes a media mañana, todo se iba al traste, hecho que reforzaba los elevados niveles de estrés que soportaba sin ser consciente de ello.

El estrés en sí no es negativo, de hecho no podríamos vivir sin él. Inicialmente en nuestra evolución servía a modo de dispositivo de supervivencia, y aún a día de hoy sigue siéndolo, aunque ahora los peligros a los que se enfrenta nuestra mente son otros.

Según Mario Alonso Puig, el estrés se podría representar visualmente como una balanza cuyos brazos se abren a la vez justo en el momento en el que nos adentramos en un terreno desconocido. En una primera fase sufrimos lo que se conoce como estrés positivo o eustrés. Se trata de una reacción que desencadena nuestro cerebro, generando una química realmente mágica que nos permite desarrollar la capacidad de enfrentarnos a la situación y sobre todo de enfocarnos en ella. Nuestro motor se pone a máximo rendimiento. Sin embargo si tras 90 minutos en este estado no bajamos el ritmo y damos descanso a nuestra mente, nuestro cerebro de forma automática comienza a cambiar la química de nuestro cuerpo, generando una serie de hormonas que provocan lo que se conoce como estrés negativo o distrés. El estrés positivo nos ayuda a adaptarnos a lo que nos estresa y el negativo causa el efecto contrario. Si esto se dilata en el tiempo, puede llegar a tener efectos nocivos para la salud. Y en mi caso ocurrió y por suerte no fue grave.

Podemos decir que existen dos fuentes generadoras de estrés. Una externa que procede de la incertidumbre en la que estamos sumidos de forma constante y otra interna que procede de nosotros mismos.

El estrés externo tiene que ver con todo aquello que procede de fuera de nuestra área de alcance o influencia, no dependiendo por tanto de nosotros. Te pongo un ejemplo. Llegas a casa, abres tu buzón de correo y te topas con una notificación de Hacienda. ¿Cuál es tu primera reacción ante esa situación? Lo normal es que te pongas un poco nervioso. Ahora bien, ¿qué ocurriría si supieses que se trata de la información fiscal para poder hacer la renta? Seguramente no te lo tomarías igual. Realmente lo que nos provoca estrés, es no saber qué son o significan las cosas. El remedio para tratar de controlar esto es desarrollar los hábitos necesarios para aprender a identificar las cosas y por tanto definir cuál es tu trabajo respecto a ellas.

José Miguel Bolivar habla de otra sensación que suele provocar mucho estrés en nuestro día a día y es aquella que proviene de pensar, creo que me va a explotar algo en algún momento, pero no sé ni cuándo ni dónde. ¿A que seguro que te ocurre o te ha ocurrido en algún momento? Esta sensación que proviene normalmente de factores externos suele aparecer cuando el control brilla por su ausencia.

El estrés interno es generado directamente por nosotros, y según manifiesta David Allen, procede del incumplimiento de los compromisos que adquirimos con nosotros mismos y con terceras personas. La ventaja de los factores internos es que están dentro de nuestra área de influencia y por tanto son controlables si se aprende a hacerlo. Cuando David Allen habla de estrés habla precisamente de compromisos mal gestionados.

GTD te permite en primer lugar mantener tu mente vacía, con lo que consigues alejarla de pensamientos momentáneos que no tienen sentido abordarse de forma instantánea. Por otro lado te permite identificar qué son o qué significan las cosas y cuál es tu grado de compromiso con ellas basándote en criterios totalmente objetivos, transformándolas en elementos sencillos, comprensibles y sobre todo digeribles para nosotros, con lo que en última instancia consigues experimentar la sensación de control. Todo esto hace que el estrés que procede del interior de tu área de influencia se minimice e incluso desaparezca.

Recuerda, sólo puedes controlar aquello que depende de tí y cómo te afectan los factores externos que te envuelven en tu día a día. GTD te permite en una primera fase eliminar el estrés, sentir control y comenzar a experimentar las bondades de la eficacia y eficiencia personal para en una segunda fase poner rumbo a tu vida.