Productividad y estrés 0

Productividad y estrésRecuerdo que cuando comencé ha investigar sobre productividad personal, concretamente sobre GTD, hace ya más de cinco años, una de las cosas que más me llamaron la atención fue el subtítulo del primer libro de David AllenOrganízate con eficacia, máxima productividad sin estrés. ¿Será esto posible? me pregunté durante todo el fin de semana en el que hice su primera lectura. Claramente el subtítulo tiene gancho, sobre todo hoy en día en el que la palabra estrés resuena de forma constante. Fue al cabo de casi dos años, tras conseguir implementar todos los hábitos que propone la metodología, cuando conseguí entender cuál era el significado del subtítulo.

Recuerdo que por aquel entonces, en mis inicios por el camino de la productividad, convivía en un entorno, tanto profesional como personal, nutrido fuertemente con grandes dosis de incertidumbre, lo que hacía que mi día a día fuese prácticamente impredecible. Nadie con responsabilidad tomaba decisiones y cuando alguien las tomaba, donde dije digo, digo Diego. Vivia en un estrés constante debido a situaciones externas a mí y que por tanto estaban fuera de mi control. De forma paralela, yo era de los que me planificaba la semana de principio a fin, y cuando llegaba el lunes a media mañana, todo se iba al traste, hecho que reforzaba los elevados niveles de estrés que soportaba sin ser consciente de ello.

El estrés en sí no es negativo, de hecho no podríamos vivir sin él. Inicialmente en nuestra evolución servía a modo de dispositivo de supervivencia, y aún a día de hoy sigue siéndolo, aunque ahora los peligros a los que se enfrenta nuestra mente son otros.

Según Mario Alonso Puig, el estrés se podría representar visualmente como una balanza cuyos brazos se abren a la vez justo en el momento en el que nos adentramos en un terreno desconocido. En una primera fase sufrimos lo que se conoce como estrés positivo o eustrés. Se trata de una reacción que desencadena nuestro cerebro, generando una química realmente mágica que nos permite desarrollar la capacidad de enfrentarnos a la situación y sobre todo de enfocarnos en ella. Nuestro motor se pone a máximo rendimiento. Sin embargo si tras 90 minutos en este estado no bajamos el ritmo y damos descanso a nuestra mente, nuestro cerebro de forma automática comienza a cambiar la química de nuestro cuerpo, generando una serie de hormonas que provocan lo que se conoce como estrés negativo o distrés. El estrés positivo nos ayuda a adaptarnos a lo que nos estresa y el negativo causa el efecto contrario. Si esto se dilata en el tiempo, puede llegar a tener efectos nocivos para la salud. Y en mi caso ocurrió y por suerte no fue grave.

Podemos decir que existen dos fuentes generadoras de estrés. Una externa que procede de la incertidumbre en la que estamos sumidos de forma constante y otra interna que procede de nosotros mismos.

El estrés externo tiene que ver con todo aquello que procede de fuera de nuestra área de alcance o influencia, no dependiendo por tanto de nosotros. Te pongo un ejemplo. Llegas a casa, abres tu buzón de correo y te topas con una notificación de Hacienda. ¿Cuál es tu primera reacción ante esa situación? Lo normal es que te pongas un poco nervioso. Ahora bien, ¿qué ocurriría si supieses que se trata de la información fiscal para poder hacer la renta? Seguramente no te lo tomarías igual. Realmente lo que nos provoca estrés, es no saber qué son o significan las cosas. El remedio para tratar de controlar esto es desarrollar los hábitos necesarios para aprender a identificar las cosas y por tanto definir cuál es tu trabajo respecto a ellas.

José Miguel Bolivar habla de otra sensación que suele provocar mucho estrés en nuestro día a día y es aquella que proviene de pensar, creo que me va a explotar algo en algún momento, pero no sé ni cuándo ni dónde. ¿A que seguro que te ocurre o te ha ocurrido en algún momento? Esta sensación que proviene normalmente de factores externos suele aparecer cuando el control brilla por su ausencia.

El estrés interno es generado directamente por nosotros, y según manifiesta David Allen, procede del incumplimiento de los compromisos que adquirimos con nosotros mismos y con terceras personas. La ventaja de los factores internos es que están dentro de nuestra área de influencia y por tanto son controlables si se aprende a hacerlo. Cuando David Allen habla de estrés habla precisamente de compromisos mal gestionados.

GTD te permite en primer lugar mantener tu mente vacía, con lo que consigues alejarla de pensamientos momentáneos que no tienen sentido abordarse de forma instantánea. Por otro lado te permite identificar qué son o qué significan las cosas y cuál es tu grado de compromiso con ellas basándote en criterios totalmente objetivos, transformándolas en elementos sencillos, comprensibles y sobre todo digeribles para nosotros, con lo que en última instancia consigues experimentar la sensación de control. Todo esto hace que el estrés que procede del interior de tu área de influencia se minimice e incluso desaparezca.

Recuerda, sólo puedes controlar aquello que depende de tí y cómo te afectan los factores externos que te envuelven en tu día a día. GTD te permite en una primera fase eliminar el estrés, sentir control y comenzar a experimentar las bondades de la eficacia y eficiencia personal para en una segunda fase poner rumbo a tu vida.

Proyectos: ¿Qué podemos hacer para conseguirlo? 8

Think greenEn la entrada anterior veíamos como poniendo en marcha nuestro Sistema de Activación Reticular, es posible configurar una imagen clara de cuál es el resultado que queremos alcanzar. Pero, ¿qué es lo que hace nuestro cerebro a partir de esta situación? Sencillamente detecta que dicha imagen construida difiere de la actual, con lo que de manera automática procede a rellenar los espacios en blanco que existen entre las imágenes, con el fin de que se produzca una conexión entre ambas. A partir de este punto nuestra mente comienza a generar y a generar ideas desde la claridad del resultado perseguido. Comienza el tercer paso de la planificación natural de proyectos. La lluvia de ideas.

Ya conocemos la importancia que tiene en GTD el hecho de capturar todo aquello que te pasa por la mente, dado que no está diseñada para almacemar información. En esta fase de la planificación, precisamente lo que conseguiremos será generar un montón de información potencialmente útil para el proyecto, y esa información no debe perderse, debe registrarse. En los últimos años han surgido múltiples técnicas de creatividad para poder llevar a cabo esta generación de ideas. Mapas mentales, clustering, patterning, etc. Aunque cada una de estas ténicas se describen como si no estuviesen relacionadas, para el usuario final, estas técnicas sirven básicamente para permitir la retención y expresión de cualquier tipo de idea creativa respecto a algo, para en una posterior fase ver cómo encajan realmente de cara a nuestro resultado.

De entre todas estas técnicas, la más conocida es la de generación de mapas mentales, término acuñado por el británico Tony Buzan cuya principal área de investigación ha estado centrada en cómo funciona nuestro cerebro. Un mapa mental es una representación gráfica sencilla que refleja un flujo orgánico natural de información. Parte de una idea central sobre la que se trabaja y a partir de este punto se van dibujando ramas y ramas de ideas asociadas a la misma. En última instancia se consigue una representación gráfica muy visual de todas las posibilidades que tenemos ante nostros para desarrollar algo. Como define el propio Tony Buzan, un mapa mental es una expresión del pensamiento irradiante. Si tienes interés en profundizar sobre esta técnica te recomiendo leer el libro de los mapas mentales del autor de esta técnica.

La mejor manera de tener una buena idea es tener muchas ideas. Linus Pauling

Lo maravilloso de este proceso de generación de ideas es que a partir de ellas se generan de forma automática muchísimas más de las que seguro se nos hubieran ocurrido de forma aislada. Esto se debe a lo que en psicología se cononoce como cognición distribuida, una teoría moderna sobre el aprendizaje que afirma que todo el conocimiento que adquiere una persona no sólo procede de ciertas transformaciones que se producen en su interior, sino que por el contrario se basa en una interacción distribuida con el ambiente que le rodea, es decir, con los objetos o personas con los que interactúa e incluso con imágenes de acontecimientos o cosas que ha ido aprendiendo.

Si quieres aprovechar al máximo esta fase de la planificación, debes centrarte en tres aspectos clave. El primero de ellos es el de no juzgar ninguna de las ideas que surjan. Todas son potencialmente interesantes por lo que la censura no tiene sentido. Debes procurar centrarte en la cantidad más que en la calidad. Y por último dejar a un lado el análisis e intrepretación de las ideas. Se trata de conseguir cuanta más materia prima sea posible, para en una cuarta fase de la planificación poder hacer zoom sobre ellas y tomar deciciones.

Esta fase de la planificación debe apoyarse sólidamente en la imagen generada acerca del resultado que se pretende alcanzar, dado que la imagen creada en nuestra mente es la fuente generadora de ideas. Es como si desde el futuro mirásemos hacia atrás y recorriéramos de nuevo el camino andado. Recorriendo ese camino encontraremos infinidad de ideas que trasladadas al presente conformarán esa materia prima necesaria para hacer realidad nuestro resultado.

Proyectos: Clarificando el resultado 2

Clarificando el resultado

Si estás planificando un proyecto es porque seguramente no conoces o bien la totalidad o parte de los pasos que has de dar para conseguir el resultado que persigues. Probablemente te encuentres ante un proyecto no evidente. En la última entrada de esta serie dedicada a profundizar el mundo de los proyectos en GTD os hablaba del primer paso de la metodología de planificación natural, que consiste básicamente en dotar de sentido al resultado que te has comprometido a alcanzar. Consiste en definir el propósito, en definitiva, construir una brújula que nos sirva como herramienta de orientación durante todo el camino que tendremos que recorrer en nuestra planificación, y seguramente durante el transcurso a través de todo nuestro proyecto.

El siguiente paso dentro de la metodología de planificación natural consiste en acceder a nuestra conciencia. Sí, tal como suena. ¿Y cómo se hace esto que además suena muy ZEN? Pues resulta sencillo, simplemente se trata de poner a trabajar uno a uno de los recursos más valiosos que dispone nuestro cerebro. El sistema de activación reticular, que de ahora en adelante denominaré SAR. En el año 1957 se descubre que nuestro cerebelo tiene una formación reticular, hecho que le confiere una serie de propiedades realmente maravillosas. Básicamente el SAR permite que cuando estamos enfocados en algo, se ponga en marcha un sistema de percepción de ideas e información que resultan tremendamente útiles para vivir. El SAR es el responsable de que seamos capaces de oír una conversación cuando por ejemplo estamos en un local muy ruidoso. Que escuchemos el llanto nocturno de nuestro hijo mientras estamos descansando y por tanto nos despertemos, o que nuestros sentidos presten atención a algo concreto y no a todo lo que ocurre a nuestro alrededor. Es como un interruptor que se activa a través de nuestro enfoque.

La imaginación es más importante que el conocimiento. Albert Einstein

El segundo paso de la planificación natural de proyectos consiste básicamente en poner a trabajar nuestro SAR. Me gustaría recordar que una de las mejores formas de conseguir enfoque cuando hablamos de resultados es escribirlos como alcanzados en nuestra lista de proyectos. Tener una representación anticipada del resultado permite conseguir que aumente nuestro nivel de enfoque respecto al mismo y que se genere además cierta vinculación emocional que inevitablemente nos llevará a la acción.

Imagina que tu resultado es el siguiente: “Compartiendo mis experiencias en mi blog personal.” Imagínate ahora que eso ya ha sucedido de forma exitosa, que ya has tachado tu resultado y por tanto lo has alcanzado. ¿Qué está pasando? Por ejemplo, que te ves compartiendo contenidos sobre tus experiencias en tu web, comentando con tus lectores, te invitan a colaborar en otras webs, etc. Lo que estás haciendo con este ejercicio de visualización es clarificar tu resultado.

No comprenderás cómo se hace algo hasta que te veas a tí mismo haciéndolo. David Allen

Una de las habilidades que has de desarrollar en la era del conocimiento es la de aprender a definir bien tu trabajo. Parte de ello consiste en definir correctamente tus resultados. El segundo paso de la  planificación natural te permite ganar claridad. Con ello verás que la lente con la que lo miras se desempaña, y puedes verlo todo con mayor nitidez.