Hábitos productivos: ¿Qué son realmente los hábitos? 0

brushing teethExiste una técnica de programación neurolingüística conocida como el nombre de modelado. Básicamente se trata de analizar las estrategias de comportamiento de personas que obtienen resultados para posteriormente reproducirlas y por tanto obtener resultados similares. Pues bien, parte de la investigación previa que realizó David Allen para el desarrollo de GTD, fue analizar cuáles eran las estrategias de comportamiento que desarrollaban las personas altamente productivas, es decir, aquéllas que eran capaces de alcanzar los resultados que perseguían con altos niveles de eficacia y eficiencia, y por tanto modelarlas. El desarrollo de comportamientos productivos habituales, es decir, el desarrollo de hábitos productivos, es lo que de alguna manera marca la diferencia entre las personas que consiguen resultados y las que no.

Como comentaba en una de las últimas entradas del blog, nuestro cerebro funciona como cualquier sistema biológico organizado por niveles. En este sentido, las creencias juegan un factor decisivo a la hora de desarrollar comportamientos, que cuando se repiten de forma habitual y automática, se convierten en un hábito. Los hábitos pueden llegar a desarrollarse de forma natural al realizar ciertas actividades cotidianas, o bien a través de comportamientos inducidos. El problema está en que nuestro cerebro, como veremos más adelante, no es capaz de distinguir entre buenos y malos hábitos. Desde el punto de vista de la mejora de la productividad, el hecho de cambiar o desarrollar nuevos hábitos, requerirá de una gran dosis de compromiso y motivación, para lo que resulta crucial como dice Alfonso Alcántara, entender que la motivación no es tener ánimo sino tener motivos. Si quieres cambiar tus hábitos para conseguir mejorar tu productividad, tendrás que tener motivos aderezados de una gran dosis de compromiso.

Pero, ¿qué es exactamente un hábito? La wikipedia lo define como cualquier comportamiento repetido regularmente, que requiere de un pequeño o ningún raciocinio y es aprendido, más que innato. La definición nos lleva a pensar que un hábito no es más que es un comportamiento aprendido que se repite de forma habitual y automática. Siempre he pensado que lo innato está sobrevalorado. Las capacidades tanto neurogenerativas como neroplásticas del cerebro y la posibilidad de aprendizaje de los hábitos son una prueba de ello.

William James afirmó en 1892 que toda nuestra vida, en cuanto a su forma definida, no es más que un conjunto de hábitos. Tal y como confirma un estudio de la Universidad Duke del año 2006, más del 40% de nuestros comportamientos son automáticos, es decir, se deben a hábitos desarrollados durante nuestra vida, lo que nos aporta una perspectiva interesante para entender cuál es el efecto que se produce a largo plazo, debido a nuestros comportamientos habituales, es decir, a nuestros hábitos.

La investigación sobre el funcionamiento de los hábitos siempre ha resultado de interés a los neurocientíficos. En la década de los años 90, investigadores del departamento del Cerebro y Ciencias Cognitivas del MIT comenzaron a investigar a fondo el fenómeno y la repercusión de los hábitos en el comportamiento humano. Para ello realizaron cientos de experimentos con ratas de laboratorio. Los experimentos consistían en medir la actividad cerebral de las ratas cuando se las exponía a un comportamiento repetitivo. Una de las deducciones más interesantes a las que llegaron tras sus experiencias, es que cuando las ratas aprendían un comportamiento, la actividad de su cerebro disminuía, dado que dicho comportamiento parecía almacenarse en una estructura cerebral conocida como ganglios basales. El proceso mediante el cual el cerebro convierte una secuencia de acciones en una rutina automática se conoce como fragmentación, y es la causa de formación de los hábitos tal y como cuenta Charles Duhigg en su fantástico libro de investigación. Toda la actividad relacionada con el comportamiento complejo se desarrolla en la parte frontal, y sin embargo, las actividades más automáticas que desempeñamos en nuestro día a día se manifiestan en la parte más primitiva de nuestro cerebro, es decir, la zona en la que se une el cráneo y la columna vertebral, que es la zona donde se encuentran los ganglios basales.

Según los científicos, los hábitos surgen porque el cerebro está constantemente empeñado en ahorrar energía y por tanto en ser eficiente, de ahí los comportamientos automáticos. Esto explica por ejemplo que nos podamos levantar de madrugada, y sin prácticamente actividad cerebral, vayamos a la cocina, cojamos un vaso, lo llenemos de agua, lo bebamos y volvamos a la cama como si nada. Realmente mágico.

Nuestros ganglios basales son los encargados de decidir cuándo desempeñamos un comportamiento automático o cuando no. Si esto no fuese así nuestro cerebro estaría siempre en reposo y resultaría realmente trágico la inacción ante situaciones de emergencia como la presencia de un depredador o el peligro de caída ante un precipicio. ¿Pero cuál es el proceso que sigue esta estructura cerebral para determinar la activación o no de un hábito? Según las investigaciones científicas a las que hace referencia Charles Duhigg, el proceso funciona a través de un sencillo bucle de tres pasos:

  • Se produce una señal que sirve como detonante y que informa a nuestro cerebro de que tiene que ponerse en modo piloto automático y por tanto desencadenar un comportamiento habitual. Estas señales pueden ser de cualquier tipo, visuales, sensoriales, emocionales, etc
  • En segundo lugar se desarrolla una rutina
  • Y en tercer lugar una recompensa que sirve para decidir si vale la pena o no recordar ese comportamiento para su reproducción futura.

Cuando este bucle se repite, se automatiza y se guarda en la base de datos de hábitos que parece estar en los ganglios basales. Debido al funcionamiento de nuestro cerebro, salvo que seamos capaces de encontrar rutinas alternativas, seguiremos reproduciendo los comportamientos habituales de forma automática. De ahí la importancia de atacar las rutinas.

Es importante tener en cuenta que los hábitos nunca llegan a desaparecer de nuestra estructura, lo que por otro lado tiene una gran utilidad. Imagina que tras varios meses sin conducir, tuvieses que aprender de nuevo a hacerlo. El cerebro siempre espera una señal y una recompensa, de ahí que no sea capaz de diferenciar entre hábitos buenos y malos. Esto explica que nos cueste tanto desarrollar hábitos complejos. Sin estos bucles, nuestro cerebro acabaría por cerrarse, abrumado por la infinidad de actividades que desarrollamos todos los días en nuestra vida cotidiana, tanto internas como externas.

Recuerda, el cerebro no diferencia entre buenos y malos hábitos. Simplemente desea disminuir su actividad al máximo para poder estar preparado para ante posibles necesidades o amenazas. Eres tú el que ha de decidir mantener o generar aquellos hábitos que realmente te hacen ser eficaz y eficiente y por tanto productivo. Tal y como dice un proverbio árabe, el hábito es al principio ligero como una tela de araña, pero bien pronto se convierte en un sólido cable. ¿Quieres realmente mejorar tu productividad? Comienza a tejer tus hábitos productivos.

Proyectos: Aumentando la eficacia con las plantillas 2

Looking forward to somethingUno de los grandes retos que plantea GTD, es el de evolucionar desde una forma de pensamiento vertical sobre la forma de ejecutar los proyectos a una forma totalmente transversal de ejecutarlos. El pensamiento de ejecución vertical supone que no cambias de proyecto hasta que no finalizas el actual. Esta forma de actuar en el trabajo del conocimiento resulta sumamente arriesgada, dado que ante la incertidumbre y los cambios incesantes, lo normal es que acabes sin finalizar el proyecto o bien surjan cambios que te obliguen a rehacer lo ya hecho, entre otras cosas. GTD plantea una forma transversal de ejecución de los proyectos basada única y exclusivamente en el uso de contextos. Esta forma de ejecución resulta altamente eficaz, dado que ejecutas única y exclusivamente todas aquellas siguientes acciones según el contexto en el que te encuentres, de forma independiente a qué proyecto pertenecen. Esto se traduce en que en lugar de avanzar el trabajo de 4 ó 5 proyectos, e incluso finalizar alguno, consigues avanzar el trabajo de 40 ó 50 proyectos e incluso finalizar muchos de ellos. El cambio en cuanto a efectividad es realmente asombroso.

Cuando empecé a usar GTD, hace ya más de cinco años, comencé a pensar que la metodología podía tener algún tipo de bug (clásica reflexión de principiante) respecto a la gestión de los proyectos, dado que mi lista crecía y crecía de forma exponencial. Lo que más me preocupaba no era la cantidad sino el hecho de que muchos de esos proyectos eran recurrentes. Planificar cada unos de estos proyectos recurrentes resultaba tremendamente agotador. Aquella situación me llevó, casi sin darme cuenta, a volver a ejecutar los proyectos de forma vertical, lo que me llevó sin duda a mi segunda caída del caballo de GTD en tan sólo unos meses y tras un fuerte pico de trabajo. Sin duda alguna y desde el total convencimiento de que el problema era yo y no GTD, comencé a bucear por la red hasta que di con este post de José Miguel Bolívar en el cual hablaba de forma clara sobre la recurrencia de los proyectos y el uso de las listas de control. En un primer intento, traté de implementar la recurrencia mediante dichas listas, pero tras el siguiente comentario de mi maestro, sentí que mi eficacia personal se dispararía en tan sólo unas semanas: “El caso que mencionas en realidad me parece más un proyecto que una lista de control. Tal vez por eso tendría más sentido hablar de una plantilla de proyecto que de una lista de control, ya que los pasos son siempre los mismos pero no tienen lugar en el mismo momento”. ¡Eureka! Usar plantillas de proyectos, esa es la solución que necesito.

La diferencia entre una plantilla de proyecto y una lista de control es que una plantilla contiene acciones que tienes que hacer en distintos contextos, y una lista de control contiene elementos que sólo puedes hacer en un contexto determinado, como por ejemplo, hacer una maleta, programar un post en el blog, preparar un bolso de viaje, completar la limpieza de tu oficina, etc. La clave como siempre está en el contexto.

La ventaja de usar plantillas de proyectos es que disparas de forma exponencial la eficacia a la hora de recopilarprocesar y organizar todos aquellos proyectos que sean recurrentes en tu actividad diaria. Si además combinas las plantillas con las repeticiones programadas, también consigues ahorrar tiempo dado que ya no tendrías que volver a definir esa recurrencia.

Imagina que por ejemplo tienes un inmueble arrendado y todos los meses tienes que encargarte de atender a tu inquilino y cobrarle la mensualidad del alquiler, y además los recibos de consumo pertinentes. Un resultado aparentemente tan inofensivo, puede llegar a contener tranquilamente entre 7 ó 10 acciones. Comprobar si hay recibos pendientes de suministro para cobrar, emitir los recibos de cobro, concertar cita con el inquilino, visitar el inmueble para hablar con el inquilino y cobrarle, actualizar tu hoja de seguimiento financiero del inmueble, etc. Sin duda alguna te encuentras ante un proyecto recurrente. El hecho de tener que recopilar, procesar y organizar cada mes, resulta a la larga bastante ineficiente, por lo que la solución es la de crear una plantilla de proyecto que simplemente tendrás que activar en función de un recordatorio que normalmente quedará ubicado en tu archivo de seguimiento.

La verdadera potencia de las plantillas de proyectos se aprecia cuando tienes que gestionar mucha recurrencia, dado que con tan sólo unas cuantas acciones desencadenas la organización de dichos proyectos en tu sistema. A día de hoy creo que no usaría un sistema que no me permitiese gestionar este tipo de elementos, dado que resultan tremendamente útiles. Mi sistema actual me permite con tan sólo unos clicks y responder a algunas preguntas, volcar a mi sistema la secuencia completa de proyectos realmente complejos, como la entrega de un taller o cualquier otro servicio profesional.

Si no conocías las plantillas de proyectos, te invito a que indagues cómo puedes implementarlas en tu sistema. Tu eficacia se disparará de forma instantánea dado que ahorrarás tiempo en la fase de definición de tu trabajo.

Proyectos: Planificar es trabajar 0

Businessman Working On Blueprint At DeskEl concepto de proyecto en GTD suele generar mucho ruido, a pensar de que su signifcado es mucho más simple de lo que normalmente suele entenderse de forma habitual. La palabra proyecto suele llevarnos normalmente a pensar en algo complejo que requiere mucho trabajo y tiempo. Lo que habitualmente solemos entener por proyecto, en GTD se conoce como objetivo.

Cuando comencé a usar GTD pensaba en los proyectos tal y como decía antes, como algo pesado, algo laborioso. Sólo de pensar en la palabra planificación, se me disparaba el estrés. Los proyectos en los que solía estar metido, construcción de viviendas, edificios, etc, duraban como muy poco un par de años y su grado de complejidad, incertidumbre e interdependencia era muy elevado. Reconozco que me provocaba rechazo el hecho de tener que pensar en ellos durante cada revisión semanal. Aún hoy recuerdo las largas conversaciones que mantenía con José Miguel Bolívar en su blog, tratando de averiguar la diferencia entre lo que yo conocía y lo que conceptualizaba GTD. Creo que fue la primera vez que tomé conciencia de la necesidad de desaprender algo que claramente no funcionaba, para poder interiorizar algo que con los años he podido verificar que sí funciona. Dejar de usar el gorro de Gandalf para poner los pies en la tierra y tratar los proyectos de forma simple, sencilla y sobre todo de forma realista.

Un proyecto en GTD es algo más simple de lo que suele entenderse. Se trata de cualquier resultado que requiera más de un paso para ser alcanzado. Desde este punto de vista, y como ejemplo, comprar cualquier cosa en internet ya es un proyecto, ya que como muy poco va a requerir el hacer la compra de lo que quieres desde la web, quedarte a la espera de que te lo envíen y después comprobar que todo está correcto, funciona, etc. Como ves, varias acciones que se dan en distinto contexto y momento. Un buen método para saber si estás usando bien el concepto, es ver el número de elementos que tienes en tu lista de proyectos. Si usas GTD de forma correcta deberías tener perfectamente entre 50 ó 100 proyectos funcionando. Evidentemente son unas cifras meramente orientativas que van en función de la situación personal de cada usuario. A modo de referencia, puedo decirte que a día de hoy en mi sistema hay 79 proyectos, muchos de ellos con subproyectos dentro de su secuencia.

El hecho de que el concepto de proyecto sea tan simple, nos lleva a pensar en la necesidad de tener que hacer una planificación algo más espontánea. Planificar es algo que cuesta, dado que implica mucho trabajo, según lo que entendemos por planificar de forma habitual. En GTD planificar se reduce, en la mayoría de los casos, a definir de forma espontánea una breve secuencia de pasos de forma realista. Esto ocurre cuando el resultado que pretendes alcanzar es evidente, es decir, sabes dónde estás, a dónde quieres ir y cómo puedes llegar. En estos casos, a la hora de procesar, con tan sólo unas breves operaciones mentales que suelen hacerse de forma natural, sueles identificar de forma correcta el resultado y llegar a la siguiente acción necesaria para que el proyecto comience a avanzar. Ahora bien, ¿qué ocurre con los proyectos que no son tan evidentes? En este caso sin duda, necesitarás definir su secuencia de forma más creativa, por lo que tendrás que recurrir a usar planificación natural.

Como comenta José Miguel Bolívar, en el trabajo del conocimiento el valor está en pensar y decidir. Cuando procesamos nuestras bandejas de entrada, al margen lógicamente de dejarlas vacías, lo que hacemos es definir cuál es nuestro trabajo, pero en ningún caso hacemos, ya que interrumpiría la fase de pensar y decidir. En lo que a proyectos se refiere, pensar y decidir implica, identificar y definir cuál es el resultado que tienes que alcanzar y cuál es la siguiente acción necesaria para que el proyecto comience a andar. Si la siguiente acción no es evidente, deberás desencadenar un proceso de planificación que según el caso, partirá desde la definición del propósito, o bien desde la generación de una lluvia de ideas para, al final, acabar en una secuencia y próximas acciones definidas de forma clara. Planificar implica trabajar y cuando trabajas haces, por lo que si inicias una planificación mientras procesas tus bandejas de entrada, estarás interrumpiendo, tal y como decía antes, la fase de pensar y decidir. Esto ocurre también con la tan conocida norma de oro de la productividad, la regla de los dos minutos, que en mi opinión suele usarse de forma incorrecta, y genera más ruido que beneficio, dado que en el 99% de las ocasiones también interrumpe el proceso de definición del trabajo. En mi opinión es más un obstáculo que una ayuda.

Si usas bien GTD, planificar es trabajar y cuando trabajas haces, por lo que si te encuentras ante un proyecto no evidente que precise de planificación, deberás definir la siguiente acción a modo de desencadenante de dicho proceso. De esta forma conseguirás quitártelo de la cabeza temporalmente y a la vez no interrumpir el proceso de pensar y decidir, que tanto valor ofrece para tu productividad personal.

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