En GTD los proyectos no tienen fecha 4

Deadline date on calendarEn el trabajo del conocimiento la productividad significa flexibilidad. Y no hay nada que nos aleje más de la flexibilidad que el encorsetamiento que supone el uso de fechas de forma indiscriminada. Las fechas limitan nuestros movimientos y esto impacta de lleno en la línea de flotación de la eficacia y de la eficiencia. Cuando cuento esto en los talleres de productividad que suelo facilitar, los participantes se echan las manos a la cabeza, aludiendo a que si no se pone fecha a las cosas, no se hacen. Cuando les pregunto acerca de en qué medida las cosas se acaban haciendo en la fecha prevista, aparecen las medias sonrisas y el típico ‘casi nunca’ que tras rascar un poco se traduce en no más de un 10 o 15 % de las ocasiones. Ya te imaginarás las consecuencias que conlleva este hecho, dado que seguramente lo habrás comprobado por tí mismo. Esto ocurre porque se suelen confundir fechas objetivas con fechas subjetivas. Cualquier fecha que pongas tú, será siempre subjetiva, dado que en cualquier momento la podrás renegociar contigo mismo. Por otro lado, una fecha objetiva es aquella impuesta por una tercera persona o bien por las circunstancias. Las fechas objetivas son las únicas que tienen sentido emplear y que por mi experiencia no suelen abarcar más del 10 % del volumen total de compromisos.

Los proyectos no se escapan a este desafortunado hábito, y siento decirte que los proyectos no tienen fecha porque los proyectos en GTD no se hacen. Si recuerdas, un proyecto es cualquier resultado que tengas que alcanzar y que para llegar a él requieras de más de un paso. De ahí la necesidad de disponer de algún recordatorio que te indique que aún quedan cosas por hacer, y por tanto de una lista para tener un control de todos esos recordatorios sobre resultados comprometidos a los que aún estás pendiente de llegar. Un resultado es la consecuencia de la acción enfocada de forma secuencial.

Pero, ¿qué ocurre cuando el proyecto tiene una fecha objetiva o un plazo de entrega límite? La respuesta está en otra pregunta, ¿cuándo das por finalizado un proyecto? Das por finalizado un proyecto cuando tachas la última acción de la secuencia. Por lo que si un proyecto tiene fecha límite u objetiva, quien la tiene realmente es su última acción.

Imagina que te llega un mail con una oferta de concurso para participar en la adjudicación de un proyecto. En el mail tienes todas las condiciones que ha de cumplir la propuesta y la fecha límite para poder presentarla. Al procesar dicho mail identificas que se trata de un proyecto, por lo que te diriges a tu lista de proyectos y anotas ‘propuesta para el proyecto YYY presentada en …’. Seguidamente defines la próxima acción que has de llevar a cabo, que podría ser ‘leer el pliego de condiciones del concurso de adjudicación del proyecto YYY y escribir un guión con los pasos a dar’, organizándola posteriormente en el contenedor adecuado en función de lo que workflow te indica. ¿Sería suficiente con esto? Pues la verdad es que no. Si nos quedásemos con tan sólo esos dos recordatorios, podría darse el caso de que llegásemos tarde al plazo que tenemos. ¿Cuál sería la última acción que nos indicaría que el resultado pretendido está alcanzado?Entregar o enviar la propuesta del concurso para el proyecto YYY en … o por …¿Tiene esta acción fecha límite u objetiva? Sin duda el plazo indicado en el mail, por lo que acabará organizada en el calendario.

Las acciones intermedias de un proyecto con plazo, no llevan fecha a no ser que la acción en sí misma dependa de una fecha objetiva o límite. ‘Leer el pliego de condiciones del concurso de adjudicación del proyecto YYY y escribir un guión con los pasos a dar’ puedes hacerlo hoy, mañana o pasado. Sólo pasará a tener fecha límite si llegado el día del plazo aún no lo has hecho, y créeme, si usas bien GTD eso no te ocurrirá nunca. En ocasiones me manifiestan en los talleres la inquietud de que los proyectos se queden paralizados o bien se llegue tarde a su última acción. La clave está en la revisión, ya que te proporciona información relevante para poder priorizar de forma natural tus decisiones de actuación en cada momento. Trataré este interesante aspecto en un próximo post.

Así es que cuando estés ante un proyecto que tiene fecha objetiva de entrega, piensa en cuál es el último paso que has de dar y organízalo en el calendario, porque en GTD los proyectos no tienen fecha.

Ten muy presente que tu enfoque determina tu realidad 2

eyeglasses in the hand over blurred tree backgroundUna de las principales suposiciones sobre la que se apoya la PNL afirma lo siguiente: el mapa no es el territorio. Pero, ¿qué significa esto concretamente? Trataré de explicarlo de forma sencilla. Como personas, no solemos operar directamente sobre el mundo o sobre el territorio, sino que más bien solemos hacerlo a partir de las interpretaciones que hacemos de él en base a las experiencias que nos ofrecen nuestros sentidos. Es por ello que podemos decir que nuestra realidad, es decir nuestro mapa, es precisamente nuestra interpretación personal de nuestro entorno, del territorio o del mundo.

Según la interpretación de nuestras experiencias podemos encontrarnos ante una realidad encontrada, basada en el victimismo o en la buena o mala suerte. Una realidad estancada basada en el inmovilismo o la comodidad, o bien una realidad eficiente o construida basada en uno de los recursos más valiosos de los que dispone el cerebro humano, la capacidad de atención.

Williams James, uno de los padres de la psicología moderna, define la atención como la toma de posesión por parte de la mente, de un modo claro y vívido, de uno entre varios objetos o cadenas de pensamientos simultáneamente posibles. Se trata básicamente de la capacidad de concentrarse en una sola cosa a la vez, al margen del resto de posibilidades.

Por otro lado Anne Treisman, psicóloga de Universidad de Princeton, afirma que el modo en el que desplegamos nuestra atención, determina lo que vemos, y lo que vemos condiciona nuestra realidad. Como dice Daniel Goleman en su libro Focus, lo que hace precisamente la atención es conectarnos con el mundo y modelar y definir nuestra realidad.

En el trabajo del conocimiento, concepto introducido por Peter Drucker en la segunda mitad del siglo XX, la eficiencia esta íntimamente ligada a la gestión de la atención en cualquiera de sus planos.

Un primer plano en la gestión de la atención sería aquél ligado al corto plazo, es decir, al instante, a lo que haces en cada momento concreto. Cuando decides ponerte con una próxima acción tu foco debería estar única y exclusivamente en terminar esa próxima acción.

El segundo plano sería aquél ligado al largo plazo, es decir, a nuestras metas u objetivos, y tiene que ver con lo que se conoce como atención selectiva, que es la capacidad de dirigir la atención hacia un objetivo concreto, ignorando por completo el aluvión de datos y posibilidades que se cruzan en tu camino. Es lo que se conoce como estar enfocado.

Ahora bien, toda moneda tiene dos caras. Lo contrario de la atención es la distracción, algo que nos acompaña hoy día a día. Existen dos tipos de distracciones. Por un lado las sensoriales y por otro las emocionales. Las distracciones sensoriales suelen ser más sencillas de controlar. El reto más importante al que nos enfrentamos las personas, aún teniendo la capacidad de enfocarnos, procede de la dimensión emocional, dado que el proceso suele llevarnos a un estado de diálogo interior en bucle que nos aparta de nuestro foco. De ahí que la principal distracción seas tú mismo.

A modo de conclusión, en el siglo XXI las personas eficientes son aquellas capaces de prestar atención plena a lo que están haciendo en cada momento de forma enfocada hacia su futuro, así es que recuerda, como dijo el maestro Yoda, ten muy presente que tu enfoque determina tu realidad. Si quieres construir una realidad eficiente un primer paso podría ser comenzar con GTD, un método que entre otras cosas te brinda de forma sencilla una forma de gestionar tu atención de modo eficiente. ¿Te animas?

Proyectos: ¿Cómo lo vas a hacer? 0

Running track starting lineHace unos años descubrí por casualidad cuál era la causa fundamental de mi escaso progreso como persona. Padecía el conocido síndrome de parálisis por análisis, vamos, lo que suele conocerse como ‘estar siempre mareando a la perdiz’. Descubrir GTD fue revelador, dado que de forma clara y sencilla me permitía separar el pensar del hacer. Ambos comportamientos son necesarios para ser productivos. El problema reside en que si pasas mucho tiempo pensando y poco tiempo haciendo, no consigues resultados, y al final te ves inmerso en un bucle que parece no tener salida. En el trabajo del conocimiento pensar es importante, pero mucho más lo es hacer bien, ya que es la pura expresión de tu productividad. Pensar supone que defines tu trabajo según tu compromiso, basándote en criterios objetivos. Por otro lado, hacer supone que avanzas hacia tus resultados.

El secreto para avanzar es comenzar. Y el secreto para comenzar es dividir las tareas abrumadoramente grandes en tareas más pequeñas y manejables y abordar la primera. Mark Twain
Si te das cuenta, lo que hacemos cuando planificamos es precisamente lo que dice Mark Twain, dividir o trocear un resultado. Esto hemos de hacerlo, como dice José Miguel Bolívar, porque convertimos algo que no es tachable, un resultado, en algo que sí es tachable, una acción. Imagina por ejemplo la siguiente situación. Te regalan una maqueta para construir un flamante velero de madera y acabas comprometiéndote a construirla. Si en tu lista ves escrito ‘montar la maqueta del velero’ y ‘hacer un recuento de piezas y herramientas para comprobar que tengo todo lo necesario para comenzar a montar el velero’, ¿cuál de estas dos frases dirías que es más tachable? Estarás de acuerdo conmigo en que la segunda, dado que se corresponde con una próxima acción y por tanto resulta infinitamente más tachable que la primera que se correspondería con un resultado que bien podría denominarse ‘velero de madera construido’.

Para comenzar a hacer hay que definir exactamente qué es lo que vas a hacer. Ésa es precisamente la función del quinto y último paso del proceso de planificación natural de proyectos en GTD. Se trata de decidir cuál es la próxima acción para cada una de las distintas partes móviles o accionables del proyecto. Este último paso te ofrece la garantía de que comenzarás a ponerte en marcha para conseguir el resultado que pretendes. Definir cuáles son las próximas acciones para cada uno de tus proyectos es uno de los hábitos fundamentales para conseguir y mantener el control y la tranquilidad.

Una vez definidas cada una de las próximas acciones de tu proyecto, deberás organizarlas en tu sistema tal y como sueles hacer tras aplicar el wokflow. Si la próxima acción depende de fecha, acabará en el calendario o en el archivo de seguimiento. Si debe hacerla otra persona, en la lista a la espera, y si ha de hacerse ASAP, es decir, cuanto antes sea posible, la organizarás en la lista de próximas acciones correspondiente en función de lo que necesites para llevarla acabo. Todo el material generado en la planificación del proyecto pasará a formar parte del material de apoyo. Ahora bien, habrá ocasiones en las que la próxima acción pueda suponer la continuación de la propia planificación, dado que ya has completado las próximas acciones definidas y ya dispones de información realista para seguir avanzando. Imagina por ejemplo el siguiente caso en el que has completado la próxima acción que consistió en reunirte con tu departamento financiero para obtener información acerca del presupuesto disponible y diversos criterios financieros que podrían afectar al desarrollo de tu proyecto. En tal caso, una vez celebrada la reunión, deberías continuar con la planificación dado que ya dispones de la información necesaria para continuar. En este caso la próxima acción bien podría ser, ‘seguir planificando el proyecto’.

Definir cuál es la próxima acción para comenzar a caminar hacia tu resultado es definir sencillamente ¿cómo vas a hacerlo? La próxima acción debe ser el siguiente paso físico y visible que puedes llevar a cabo y deberás organizarla en tu sistema para que puedas ejecutarla en cuanto se den las circunstancias para ello. Es la hora de comenzar la carrera, de actuar. Es la hora de hacer.