En GTD los proyectos no tienen fecha

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Deadline date on calendarEn el trabajo del conocimiento la productividad significa flexibilidad. Y no hay nada que nos aleje más de la flexibilidad que el encorsetamiento que supone el uso de fechas de forma indiscriminada. Las fechas limitan nuestros movimientos y esto impacta de lleno en la línea de flotación de la eficacia y de la eficiencia. Cuando cuento esto en los talleres de productividad que suelo facilitar, los participantes se echan las manos a la cabeza, aludiendo a que si no se pone fecha a las cosas, no se hacen. Cuando les pregunto acerca de en qué medida las cosas se acaban haciendo en la fecha prevista, aparecen las medias sonrisas y el típico ‘casi nunca’ que tras rascar un poco se traduce en no más de un 10 o 15 % de las ocasiones. Ya te imaginarás las consecuencias que conlleva este hecho, dado que seguramente lo habrás comprobado por tí mismo. Esto ocurre porque se suelen confundir fechas objetivas con fechas subjetivas. Cualquier fecha que pongas tú, será siempre subjetiva, dado que en cualquier momento la podrás renegociar contigo mismo. Por otro lado, una fecha objetiva es aquella impuesta por una tercera persona o bien por las circunstancias. Las fechas objetivas son las únicas que tienen sentido emplear y que por mi experiencia no suelen abarcar más del 10 % del volumen total de compromisos.

Los proyectos no se escapan a este desafortunado hábito, y siento decirte que los proyectos no tienen fecha porque los proyectos en GTD no se hacen. Si recuerdas, un proyecto es cualquier resultado que tengas que alcanzar y que para llegar a él requieras de más de un paso. De ahí la necesidad de disponer de algún recordatorio que te indique que aún quedan cosas por hacer, y por tanto de una lista para tener un control de todos esos recordatorios sobre resultados comprometidos a los que aún estás pendiente de llegar. Un resultado es la consecuencia de la acción enfocada de forma secuencial.

Pero, ¿qué ocurre cuando el proyecto tiene una fecha objetiva o un plazo de entrega límite? La respuesta está en otra pregunta, ¿cuándo das por finalizado un proyecto? Das por finalizado un proyecto cuando tachas la última acción de la secuencia. Por lo que si un proyecto tiene fecha límite u objetiva, quien la tiene realmente es su última acción.

Imagina que te llega un mail con una oferta de concurso para participar en la adjudicación de un proyecto. En el mail tienes todas las condiciones que ha de cumplir la propuesta y la fecha límite para poder presentarla. Al procesar dicho mail identificas que se trata de un proyecto, por lo que te diriges a tu lista de proyectos y anotas ‘propuesta para el proyecto YYY presentada en …’. Seguidamente defines la próxima acción que has de llevar a cabo, que podría ser ‘leer el pliego de condiciones del concurso de adjudicación del proyecto YYY y escribir un guión con los pasos a dar’, organizándola posteriormente en el contenedor adecuado en función de lo que workflow te indica. ¿Sería suficiente con esto? Pues la verdad es que no. Si nos quedásemos con tan sólo esos dos recordatorios, podría darse el caso de que llegásemos tarde al plazo que tenemos. ¿Cuál sería la última acción que nos indicaría que el resultado pretendido está alcanzado?Entregar o enviar la propuesta del concurso para el proyecto YYY en … o por …¿Tiene esta acción fecha límite u objetiva? Sin duda el plazo indicado en el mail, por lo que acabará organizada en el calendario.

Las acciones intermedias de un proyecto con plazo, no llevan fecha a no ser que la acción en sí misma dependa de una fecha objetiva o límite. ‘Leer el pliego de condiciones del concurso de adjudicación del proyecto YYY y escribir un guión con los pasos a dar’ puedes hacerlo hoy, mañana o pasado. Sólo pasará a tener fecha límite si llegado el día del plazo aún no lo has hecho, y créeme, si usas bien GTD eso no te ocurrirá nunca. En ocasiones me manifiestan en los talleres la inquietud de que los proyectos se queden paralizados o bien se llegue tarde a su última acción. La clave está en la revisión, ya que te proporciona información relevante para poder priorizar de forma natural tus decisiones de actuación en cada momento. Trataré este interesante aspecto en un próximo post.

Así es que cuando estés ante un proyecto que tiene fecha objetiva de entrega, piensa en cuál es el último paso que has de dar y organízalo en el calendario, porque en GTD los proyectos no tienen fecha.