GTD en baja tecnología, es decir en papel.

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Una de las dudas que siempre surge a la hora implementar GTD en nuestro flujo de trabajo, es si usar herramientas de baja o alta tecnología, tal y como las denomina el propio David Allen. En mi opinión, esta decisión irá en función de nuestras propias constubres. Hay gente que se lleva mal con la tecnología y prefiere el papel, al igual que hay gente que le da pereza escribir con lápiz y papel. La verdad es que opino, que es un tema muy personal y que cada uno debe tomar una decisión al respecto en función de lo que mejor le valla. Lo que si es fundamental he importante, es que dado el sistema que usemos, debe estar constantemente disponible para ser revisado en función del contexto en el que nos encontremos.

En este post te voy a explicar como hacerlo con herramientas de baja tecnología, según lo explica el propio David Allen.

Cualquier sistema que usemos para implementar GTD debe ser totalmente fiel a sus principios básicos, de lo contrario, no nos sería útil. Estos principios son los siguientes:

  • Capturar en un lugar de confianza todo lo que consideremos que es de nuestro interés, tanto personal como profesional.
  • Decidir cuales son las acciones siguientes y hacer un seguimiento de las acciones físicas visibles para encauzar todos los compartimentos hasta el final.
  • Definir y realizar un seguimiento de todas las acciones que precisen de más de un paso para realizarse, es decir, los proyectos.
  • Actualizar y revisar constantemente el inventario de todos los compromisos que tenemos controlados con el fín de asegurarnos que tenemos controlado todo lo que hacemos y no hacemos.

Como decía Albert Einstein, las cosas hay que hacerlas de la forma más sencilla posible, pero no demasiado. Es por ello que el sistema que empleemos deber ser lo suficientemente simple para que no nos complique la vida y nos sirva para la función que debe desempeñar.

David Allen propone el uso de un simple organizador de anillas dividido mediante separadores que mantendrán diferenciada de forma clara los distintos tipos de información que deberemos tener controlada. Dichas secciones serán los siguientes:

  1. Notes/in o Entrada de Notas. Esta zona será la que empleemos como bandeja de entrada y recolección portátil. Haya donde nos encontremos, en la calle, en una reunión, en casa, etc., anotaremos cualquier cosa que necesitemos capturar o procesar más tarde. Algunos ejemplos son las notas de reuniones a las que hayamos asistido, pensamientos al azar que nos surjan o conversaciones que hayamos tenido con alguien y nos interese anotar. La clave de la fuerza de esta sección radica en asegurarnos que el proceso de limpieza de estas notas se hace de forma regular. Esto generará la confianza necesaria para permitir que las cosas permanezcan fuera de nuestra cabeza.
  2. Calendar o Calendario. En este mismo momento me acuerdo del artículo que leí en Optima Infinito sobre este apartado. Efectivamente según explicaba José Miguel Bolivar, en GTD la agenda es otra cosa. La sección de calendario debería usarse solo para anotar citas, acciones específicas para hacer en el día concreto y para anotar información necesaria para y sobre ese día.
  3. Action List o Listas de Acciones. En esta sección mantendremos nuestras listas de acciones siguientes. Tendremos tantas listas como contextos no sean necesarios. Algunos ejemplos serán, @LLAMADAS, @ORDENADOR, @OFICINA, @CASA, @RECADOS, @CUALQUIER LUGAR Y @ESPERA. Estas listas serán revisadas tantas veces como sea necesario en función de el contexto en el que nos encontremos en el momento de la revisión.
  4. Projects/Goals. Proyectos y Objetivos. En esta sección llevaremos el control mediante listas de las acciones que requieren más de un paso, tales como los PROYECTOS, los OBJETIVOS a lograr o escenarios ideales a visulaizar. Tendremos pues una lista de PROYECTOS, otra de OBJETIVOS, etc. También podríamos gestionar en esta sección las ÁREAS DE RESPONSABILIDAD. David Allen aconseja también usar en esta sección una lista de proyectos ALGÚN DÍA, TAL VEZ.
  5. Plans/Notes o Planes y Notas. En este lugar controlaremos todos los detalles, pensamientos, planes y material diverso de apoyo de los proyectos que tenemos abiertos. En este caso será conveniente tener páginas independientes por cada proyecto. David Allen pone un ejemplo concreto en la guía en el que indica que hasta para un proyecto simple consistente en cambiar los neumáticos de nuestro vehículo, conviene tener una página en esta sección en la que anotar los precios, los tamaños de los neumáticos, los lugares donde podemos cambiarlos, etc.
  6. Reference o Archivo de Referencia. Esta zona anotaremos cualquier material que pueda servirnos de referencia, tal como fechas de cumpleaños, tallas de ropa, restaurantes favoritos, instrucciones concretas sobre el uso de ciertas aplicaciones informáticas, datos de acceso a servicios webs, etc. También nos dice David Allen que es un buen lugar para mantener las listas de control o Checklist o bien dejar post-its pegados con notas de cosas que nos pueden interesar en un futuro.
  7. Contacts o Contactos. Esta sección nos servirá simplemente para anotar los datos de contacto tal y como nos van surgiendo en el día a día.

Como podemos ver el sistema propuesto por David Allen es bastante simple y portable, permitiéndonos tener en todo momento acceso a nuestra información. En la propia tienda de la web de David Allen, proporcionan un modelo de organizador el cual he tenido el gusto de probar. Es realmente genial, pero le encuentro el defecto de que el calendario es demasiado condensado, dejando pocos espacio para escribir. Esto es un problema para los que tenemos la letra grande.

Sería genial que hubiese una herramienta de software que integrara todas estas secciones en una y poder llevarlo todo desde el mimo móvil o PDA y luego en nuestra aplicación de escritorio hacer el resto de trabajo grueso. Que yo sepa en el mercado no hay nada que integre esto, solo aplicaciones de gestión de tareas y ya está. El desarrollador que se embarque en este proyecto creo que dará en el clavo.

Bueno, espero haber sido claro y conciso en la breve explicación de como gestionar GTD en baja tecnología. Te lanzo la siguiente pregunta, ¿Como gestionas tu sistema GTD?