GTD se basa fundamentalmente en la sintetización de tres modelos de comportamiento que David Allen detectó durante años tras experimentar como coach con innumerables personas de su entorno. Estos tres modelos tienen que ver de forma directa con el cómo deben gobernarse tanto el flujo de trabajo, los proyectos a los que nos enfrentamos y las prioridades que tenemos.
El primer modelo y más elemental es el de llegar a dominar el flujo de trabajo o también conocido como el nivel horizontal o de control. Se basa fundamentalmente en el seguimiento y la práctica de cinco pasos básicos que nos permitirán obtener control en nuestro día a día. Estos cinco pasos son: recopilar todos los asuntos que invaden nuestro mundo físico y psicológico, aclarar o procesar cada una de estos inputs con objeto de decidir que nivel de compromiso vamos adquirir con ellos, organizar dichos compromisos a modo de recordatorios, revisar de forma periódica dichos compromisos ya organizados y por último llevarlos a cabo.
El segundo modelo, la planificación natural de proyectos, tiene que ver de forma directa con el cómo debe tratarse todo aquello que precise de más de una acción para llevarse a cabo y que por tanto va a precisar de más energía por nuestra parte. Dicho modelo surge tras observar que nuestra mente realiza simplemente cinco pasos para convertir en acción real una intención. En primer lugar desarrollamos una intención o un propósito. Nuestros valores serán los encargados de modelar nuestro pensamiento respecto a dicha intención. En un segundo paso, visualizaremos los resultados en el caso de conseguir llevar a cabo nuestro propósito. Tras ello, nuestra mente empieza de forma natural a generar ideas de cómo podríamos llegar a conseguir nuestro propósito. Una vez generadas dichas ideas se procede a organizarlas de forma que se identifican los componentes generales, las secuencias y las prioridades. Y ya en último lugar procedemos a identificar cual es la siguiente paso necesario para ponerse en marcha.
El tercér modelo, los horizontes de enfoque o también conocido como nivel vertical o de perspectiva, gira encaminado a la definición y el establecimiento de nuestras prioridades. De alguna forma, todo lo que decidamos llevar a cabo, debe seguir alguna determinada táctica o estrategia previamente definida y válida para nosotros. Cuando hablamos de gestionar, nos referimos a que tenemos que administrar ciertos recursos limitados. Ello nos obliga a tomar decisiones, lo cual implica determinar prioridades. Este modelo planteado por David Allen se basa fundamentalemente en los factores que realmente influyen sobre las decisiones que debemos ir tomando durante nuestra gestión personal. Cuanto más claras tengamos nuestras acciones, más cerca nos hallaremos de conseguir nuestro propósito personal. Estos horizontes, mantienen la coherencia entre todas las cosas en las que participamos y por tanto dirigen las subidas y bajadas de pensamiento a través de la escalera de nuestros asuntos y proyectos.
El verdadero objetivo tanto del nivel vertical como horizontal es realmente quitarnos las cosas de la cabeza. La duda surge cuando hay que decidir por donde empezar a trabajar. ¿Desde arriba hacia abajo? o ¿desde abajo hacia arriba?. Según David Allen, iniciar el trabajo desde arriba hacia abajo puede resultar complicado para la mayoría de las personas puesto que es tal el desorden que tienen en el nivel mas elemental, es decir el horizontal, que no pueden focalizarse más allá de su día a día. Es por ello que es recomendable iniciar el trabajo desde abajo, poniendo orden en nuestro que hacer diario y posteriormente conseguir perspectiva más a largo plazo. Cuando conseguirmos control en el nivel horizontal, obtenemos de forma directa más creatividad y nos sentimos mejor preparados para poder pensar con un nivel de enfoque superior.
Antonio José Masiá