Tras analizar en una entrada anterior de esta serie, los tres modelos en los que se basa GTD, pasamos a adentrarnos en el primero de ellos. David Allen lo denomina la Pista de Aterrizaje o nivel de Control. Recordaré que en este nivel se trata de conseguir un absoluto control en todo lo que hacemos en nuestro día a día. Esto se consigue a través de un proceso repetitivo que consta de cinco fases. En esta primera entrada sobre la Pista de Aterrizaje, voy hablar de la primera de ellas, es decir, la fase de RECOPILAR.
En la segunda entrada de esta serie dedicada a la introducción a GTD, usa tu mente para crear y no para almacenar, explicaba que cuanto más llena tuviéramos nuestra memoria menos capacidad creativa tendríamos, por lo que proceder a vaciar la memoria resulta crucial. Recopilar no es ni más ni menos que vaciar totalmente nuestra cabeza de pensamientos para dar paso a la imaginación y a la creatividad. Por lo tanto, se trata de sacar todas las cosas que nos pasan por la cabeza y depositarlas provisionalmente en un lugar al que llamaremos bandeja de entrada. Nuestra mente no tiene la capacidad de distinguir a priori si algo es o no importante por lo que cualquier cosa que nos pase por la cabeza deberá ser recopilado y posteriormente tomaremos decisiones al respecto. De alguna manera de lo que se trata es de reunir todas las cosas incompletas y todas las cosas que no se encuentran en el lugar donde deberían estar, en definitiva, tener concentradas todas las cosas pendientes de hacer.
Deberemos realizar dos tipos de recopilaciones. Una recopilación física mediante la cual procederemos a buscar en todo nuestro entorno físico, todo aquello que no se encuentra en el lugar en el que debería estar y por consiguiente, colocarlo en nuestra bandeja de entrada. Y una recopilación mental, mediante la cual procederemos a vaciar nuestra mente anotando en un papel todo aquello que resida en nuestro cerebro. Se trata de hacer un barrido mental, es decir, un mind sweep.
Dado nuestro continuo movimiento a lo largo de nuestro día a día, se podrán generar distintos escenarios de recopilación. Los más usuales son en casa, en la oficina y en movimiento, es decir en la calle, por lo que deberemos tener tantas bandejas de entrada como escenarios posibles. Con objeto de decidir que herramientas de recopilación usar, deberemos primero observar cuales son nuestros hábitos y formas de trabajar, así como conocer de forma clara cuales son nuestros escenarios para con esta información apoyarnos en las mejores herramientas posibles para nosotros.
Las herramientas de recopilación más típicas son, las bandejas, metálicas o de plástico para recoger documentos, libretas de notas, post its, notas de taco o bien una grabadora de voz. Con la evolución de la tecnología, los dispositivos móviles se han convertido en grandes herramientas de recopilación que junto con aplicaciones como Evernote permiten una movilidad absoluta a la hora de recopilar.
Según recuerda David Allen, el primer ejercicio de recopilación total puede durar entre 3 ó 6 horas, un esfuerzo importante que se verá sumamente recompensado de forma posterior a través de la sensación de relax que se experimenta. Recuerda siempre, el primer paso hacia la disminución o la eliminación del estrés en tu vida es la implantación del hábito de recopilar.