Introducción a GTD 08. La pista de aterrizaje. ORGANIZAR

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De nada serviría todo el trabajo que hemos realizado hasta ahora si después de PROCESAR tuviésemos de nuevo que recordar todos los compromisos que hemos adquirido. Sería realmente nefasto. Habríamos vaciado nuestra mente, procesado todo lo que hemos sacado de ella y de nuevo tendríamos que proceder a llenarla con toda una serie de recordatorios a cerca de acciones comprometidas que tenemos que llevar a cabo. La solución pasa por ORGANIZAR todos los recordatorios generados en la fase de PROCESAR y colocarlos en algún lugar fiable fuera de nuestra mente. Para ello deberemos proveernos de una serie de herramientas que se usarán en función de cada tipo de recordatorio generado:

CALENDARIO. Con esta herramienta realizaremos el seguimiento de las acciones siguientes con fecha fijada de antemano. Se trata de lo que habitualmente conocemos como agenda. Esta herramienta se considera territorio sagrado para nuestra productividad, puesto que de alguna forma reflejará nuestras obligaciones diarias. Solo anotaremos en dicha herramienta las acciones que deban hacerse en un día y hora concreto, las acciones que tengan que hacerse en un día concreto a cualquier hora o bien información relevante necesaria para llevar a cabo dichas acciones, como direcciones, teléfonos, etc.

LISTA DE PROYECTOS. Cada vez que en la fase de PROCESAR detectemos un compromiso de envergadura, probablemente se trate de un proyecto. De ser así, el primer paso será siempre anotarlo en esta lista para poder facilitar su revisión periódica y de alguna forma tener controlados todos estos compromisos que nos van a llevar más tiempo cumplirlos.

LISTA DE ACCIONES SIGUIENTES. En ella anotaremos todas y cada una de las acciones que hemos pospuesto y que tenemos que llevar a cabo cuanto antes. Deberán categorizarse o bien clasificarse por lo que se conoce como Contexto. Se pude definir contexto como, la herramienta, situación o persona que se necesita para llevar acabo una acción. Esto facilitará de forma posterior la elección de lo que haremos en cada momento. Algunos ejemplos serán @llamadas, @oficina, @casa, @leer, etc.

LISTA DE ACCIONES A LA ESPERA. Usaremos esta lista para anotar todas las acciones siguientes que no dependen de nosotros y por tanto están delegadas. El funcionamiento será similar al de la lista de acciones siguientes. Podremos usar sablistas para cada persona implicada de forma que se facilite su revisión posterior.

LISTA DE ACCIONES INCUBADAS también llamada lista algún día, tal vez. En ella anotaremos todas las acciones con las que aun no hemos obtenido compromiso, pero puede que si lo hagamos en un futuro cercano. Podremos crear tantas listas como creamos necesarias, vinos que probar, lugares que visitar, pronto, nunca, más adelante, cursos que hacer, etc. Esta lista se constituye como una de las herramientas más potentes de GTD puesto que nos puede libera momentáneamente de la presión del exceso de compromisos.

ARCHIVO DE REFERENCIA. Esta herramienta nos servirá para de alguna manera tener controlado todos los materiales de consulta que nos pueden hacer falta en algún momento. Tendremos como mínimo una archivo de referencia GENERAL, pudiendo también crear archivos anexos más específicos como los destinados a información CONTABLE, FINANCIERA, CLIENTES, LEGISLACIÓN, etc.

ARCHIVO DE SOPORTE o APOYO PARA PROYECTOS. En este archivo colocaremos todo el material referente a cada uno de los proyectos sobre los que estamos trabajando, planificación, notas, correos, etc.

Existen otras herramientas, el ARCHIVO DE SEGUIMIENTO y las LISTAS DE CONTROL que puede ser también útiles para mejorar nuestra organización. El ARCHIVO DE SEGUIMIENTO nos sirve para enviarnos de forma automática recordatorios en fechas futuras de cosas sobre las que tenemos que tomar decisiones. Imagínese que le gustaría ir a un concierto que se celebrará dentro de tres meses, pero aun no sabe si podrá ir o no ha tomado una decisión al respecto. Las LISTAS DE CONTROL son una herramienta muy útil que suele emplearse a modo de lista de ingredientes para proyectos, actos concretos, etc. Por ejemplo lista de la compra, de viaje, etc.

Con la fase de ORGANIZAR conseguiremos colocar todos los recordatorios necesarios en los lugares adecuados para cuando decidamos actuar saber que tenemos que hacer en cada momento. Ahora solo nos queda REVISAR y HACER.