Podemos llegar a pensar que con todo el proceso que hemos llevado a cabo hasta ahora en la gestión del flujo de trabajo, el fin final es que se relaje nuestra mente y realmente no es así. Se trata de generar las condiciones necesarias para que seamos capaces de llevar a cabo una actividad más depurada y por consiguiente más productiva. Si queremos conseguir que nuestro sistema se mantenga siempre al día y nos proporcione sensación de control, debemos proceder a revisarlo de forma periódica. Nuestro sistema no puede ser estático. De serlo, no conseguiríamos nuestro deseo, ser más productivos minimizando nuestros niveles de estrés.
El proceso de revisión debe ir encaminado por un lado a reconocer que cosas tenemos que tener en cuanta y cuando, y por otro lado determinar que necesitamos hacer y con que frecuencia para garantizarnos que todo marcha con cierta coherencia hecho que nos permitirá pensar y trabajar a la vez.
Pero, puede surgirnos la siguiente pregunta: ¿Cuanto tiempo debemos dedicar a revisar nuestro sistema?. La respuesta es sencilla, todo el necesario que nos permita tener sensación de control.
David Allen propone hacer al menos tres revisiones distintas:
REVISION DIARIA
Esta revisión nos permitirá analizar como será nuestro día y elegir según el momento en el que nos encontremos, que es lo que podemos llevar a cabo. Al comenzar el día, en primer lugar deberemos proceder a revisar nuestro calendario. Este nos mostrará el panorama que tenemos por delante para toda nuestra jornada. Las acciones que se muestran deberemos llevarlas a cabo sí o sí, dado que ya están comprometidas. Durante el día, revisaremos nuestra lista de acciones siguientes para poder decidir que hacer en función del contexto en el que nos encontremos y el tiempo libre que nos marque el calendario. De ahí la movilidad que debe tener nuestro sistema, con objeto de poder acceder a el desde cualquier lugar en el que nos encontremos.
REVISION SEMANAL
La revisión semanal se constituye como una de las piezas clave del mantenimiento del sistema. Esta revisión se realizará de forma regular y como mínimo una vez a la semana. Lo ideal es realizarla los Viernes, pero cada persona la adaptará a su mejor forma de funcionamiento. La revisión semanal, nos permitirá analizar como marcha nuestra productividad de forma general. Durante esta revisión procederemos a CLARIFICAR, ACTUALIZAR y obtener CREATIVIDAD.
REVISION GENERAL
Esta revisión no es ni más ni menos que una ampliación de la revisión semanal que se llevará acabo cada entre 6 ó 12 meses. Nos permitirá aclarar y actualizar los proyectos y objetivos de mayor largo plazo.
Como puedes ver, con las distintas revisiones lo que se pretende es mantener el sistema totalmente funcional. Con las revisiones lo que hacemos es afilar nuestra hacha productiva.