Introducción a GTD 11: El modelo de Planificación Natural 9

Si llevamos a cabo todos y cada uno de los pasos definidos en el nivel horizontal, habremos conseguido identificar los resultados, es decir los proyectos, así como las acciones siguientes necesarias para conseguirlos, y por otro lado, haber colocado todos los recordatorios necesarios dentro de un sistema totalmente confiable y revisable regularmente para nosotros. Este proceso nos llevará de forma garantizada a obtener una sensación de control sobre todos nuestros compromisos.

Pero, ¿como desgranamos las acciones siguientes necesarias para conseguir esos resultados?. La respuesta está en el modelo de planificación natural de los proyectos que plantea David Allen.

Tras más muchos años de experiencia en la planificación de proyectos, puedo decir que de alguna manera las metodologías tradicionales no resultan muy óptimas que digamos. Nos dan una idea aproximada de lo que hay que hacer y cuanto tardaremos pero los resultados que se obtienen casi nunca obedecen a lo planificado y al final esto se traduce en incremento de costes, plazos inciertos, etc. Estos métodos suelen fallar porque no suelen tener en cuenta muchos parámetros que afectan directamente a la consecución de los resultados pretendidos. De alguna forma lo que se hace  de forma habitual es planificar de forma no realista.

Si el mejor planificador que existe en el mundo es nuestro propio cerebro, ¿porqué no observar como trabaja y planificar nosotros de igual forma?. Eso es exactamente lo que hace el modelo de planificación natural de proyectos que plantea David Allen. Cuando el cerebro nos ordena que llevemos a cabo alguna acción física, previamente y de forma casi inconsciente a llevados a cabo los siguientes pasos: En primer lugar definirá el propósito y los principios que regirán en el proceso, luego pasará a visualiza los resultados, después genera una lluvia de ideas, posteriormente organiza los resultados obtenidos y por último identifica cuales son las acciones siguientes necesarias a tomar. De aquí los cinco pasos que plantea el modelo:

DEFINIR LOS PROPÓSITOS Y LOS PRINCIPIOS. Se trata de definir los resultados que queremos conseguir. Resulta fundamental que dicho resultado dependa de nosotros mismos y no de terceras personas. Cabría hacerse las siguientes preguntas: ¿Por qué quiero conseguir este resultado?, ¿para qué quiero conseguirlo?. La respuesta a ese tipo de preguntas nos definirá el éxito que queremos conseguir, nos facilitará la distribución de recursos y nos ayudará a tomar decisiones, mantener la motivación, aumentar las opciones y a encontrar inspiración. Estos motivos nos ayudarán a mantener la perspectiva en los momentos bajos.

Para definir los principios deberemos aclarar cuales son los límites que tenemos para conseguir dicho resultado. Estos principios nos servirán de guía durante todo el proceso de desarrollo del proyecto.

A modo de resumen, definir el propósito nos proporciona fuerza y dirección y definir los principios nos proporciona los parámetros de acción y los criterios que nos servirán para optimizar la realización de cada uno de los pasos necesarios.

VISIÓN. Con este paso conseguiremos visualizar los resultados. ¿Como sabré que he conseguido el resultado deseado?, ¿en qué consiste de forma clara el resultado?. Nuestros valores serán lo que nos limitan, lo que nos dan claridad, serán nuestra fuente de confianza y nuestro punto de referencia. La visión resulta crucial porque nos condiciona la percepción. La percepción condiciona nuestro comportamiento y nuestro comportamiento condiciona el resultado. Aquí entra en juego el fenómeno de la activación reticular. Si nos cuesta visualizar el resultado es que este no esta claro. Se tendrá que analizar el resultado más a largo plazo, pensar en el ¿cómo sería un éxito rotundo?.

LLUVIA DE IDEAS. ¿Qué podemos hacer para conseguir el resultado que deseamos?. Según decía Linus Pauling, la mejor manera de tener una idea es tener muchas ideas. Para generar la lluvia de ideas se usará el método conocido como Brainstorming. La tormenta de ideas se realizará con los siguientes criterio: No se juzgarán, evaluarán ni criticarán las ideas surgidas. Primará siempre la cantidad antes que la calidad. No se analizarán ni se organizarán. Deberemos emplear una buena herramienta y por último se aprovechara la cognición distribuida, mediante la cual cada idea nos llevará a otras relacionadas.

ORGANIZAR. Se trata de saber: ¿que vamos a hacer para conseguir el resultado?. En esta fase se identificarán los componentes, subproyectos, prioridades y secuencias, etc. Es aquí donde vamos a definir el plan, con que nos quedamos y con que no, cuales son los pasos clave, aclara y eliminar ruido. Se trata de usar un poco el pensamiento creativo que nos proporciona el hemisferio cerebral izquierdo.

DEFINIR LAS PRÓXIMAS ACCIONES. Por último llega el paso de responder a la siguiente pregunta: ¿Cómo vamos a hacerlo?. Se trata de decidir cual es el siguiente paso físico que tenemos que dar en relación con el proyecto para que comience a rodar. Estas siguientes acciones pasarán directamente a la lista de Acciones Siguientes. El resto de la planificación pasará a considerarse material de apoyo del proyecto

Pero, ¿que ocurre si el proyecto sigue estando en nuestra cabeza?. Si una vez planificado el proyecto sigue rondando por tu mente es que no hemos planificado de forma correcta. Deberemos entonces darle otra vuelta o repaso, haciendo hincapié en la fase de organización. Otra solución sería incubar el proyecto mediante la herramienta, lista algún día/tal vez y esperar a que actúe la serendipia.

Para finalizar indicar que no todos los proyectos precisan de una planificación tan detallada. La mayoría de ellos con una simple lluvia de ideas y los pasos sucesivos es más que suficiente.

¿Cómo planificas tus proyectos?