Si no estás en el contexto ¡muévete!, no eres un árbol 2

Si no estás en el contexto ¡muévete!, no eres un árbolSi tuviera que destacar algunos de los desaprendizajes que tuve que hacer cuando me adentré en la mejora de mi efectividad personal, entre otros, destacaría el de cambiar mi forma de trabajar. De hacerlo por proyecto a hacerlo por contexto. Sin duda alguna, todo un reto para una persona con formación técnica como es mi caso.

Hablar sobre nuestros proyectos mola. Imagina una situación como ésta: estás en una reunión con algunos amigos y comentas, «pues ahora mismo estoy trabajando en un proyecto …., ¡ohhh!». Acabas de captar la atención de todo el mundo. Pues imagina la cara que pondrían tus amigos, si en lugar de decir eso dijeses, «pues ahora mismo estoy trabajando en unos sesenta y dos proyectos ….». Suena diferente, ¿verdad? Esto sólo es posible si en lugar de trabajar por proyectos, trabajas por contextos. Trabajar de esta forma fue lo que me permitió por ejemplo ser capaz de terminar entre 5 ó 6 informes de valoración a la semana sin ningún tipo de estrés ni ansiedad, en lugar de 1 ó 2 que realizaba antes con muchísimo esfuerzo, ya que además tenía que hacer un montón de cosas más. En definitiva, aprendí que los contextos aumentaban mi productividad.

La diferencia entre trabajar por proyectos o trabajar por contextos está en que, cuando trabajas de la primera forma, tu foco está durante todo el tiempo en el proyecto concreto sobre el que estás trabajando. Sin embargo, cuando trabajas por contextos, tu foco está en las condiciones operativas que limitan tu capacidad para hacer, independientemente de a qué proyecto pertenezcan aquellas acciones que podrías llevar a cabo. Esto te permite avanzar en múltiples frentes a la vez, consiguiendo aumentar tu tasa de resultados alcanzados al igual que si trabajaras en una potente cadena de montaje.

Tener conciencia de que hay factores que nos limitan a la hora de decidir qué hacer puede ser una gran ayuda para nuestra efectividad personal. José Miguel Bolívar

David Allen define contexto como aquella herramienta, lugar o persona que necesitarías para poder completar una acción determinada. Como afirma José Miguel Bolívar, el principio productivo que subyace a esta definición, es que es mejor «agrupar todo lo que tienes que hacer en función de lo que necesitas para hacerlo». En OPTIMA3®, la metodología de efectividad personal que usamos en OPTIMA LAB, incorporamos además el principio productivo de «buscar siempre la forma más eficiente de hacer algo antes de hacerlo», por lo que entendemos que un contexto es «aquello que necesito para completar una siguiente acción de la forma más eficiente posible». Esta definición es diferente de pensar «dónde, con quién, con qué o cuándo me gustaría hacerlo». La incorporación de este último principio productivo permite incorporar con cierta coherencia los factores de tiempo y energía que David Allen menciona sin explicar de forma clara cómo han de usarse.

Los contextos vienen a poner fin al uso de la famosa lista única, que como afirma José Miguel Bolívar «es un perfecto ejemplo de simplicidad mal entendida», ya que la finalidad de cualquier sistema de gestión de recordatorio no es que sea bonito, limpio o único, sino que sea útil y sirva para algo. En este sentido, el uso de contextos a la hora de organizar todo aquello que has de hacer lo antes posible, soluciona dicha inutilidad, favoreciendo además que podamos decidir qué hacer con enfoque y objetividad. De esta forma conseguirás transformar una lista única que podría contener gran cantidad de siguientes acciones dispersas, en distintas más pequeñas que nos permiten tomar decisiones de forma más sencilla.

Debemos esforzarnos por alcanzar esa simplicidad que se encuentra más allá de la sofisticación. John Gardner

Los contextos están para usarlos. ¿Qué quiero decir con esto? Sencillamente que si sabes que tienes trabajo definido en tus distintos contextos, tendrías que pasar por ellos de forma regular para poder hacer. La clave para ello está en el hábito de la revisión. Imagina que trabajas en tres centros de trabajo distintos dentro de tu organización. Como consecuencia de ello tienes tres contextos: «oficina A», «oficina B» y «oficina C». ¿Qué piensas que ocurrirá si siempre estás en la «oficina A» y no cambias de ubicación de forma regular?. Sencillamente que el trabajo que tendrías que hacer tanto en la «oficina B» como en la «oficina C», se quedaría sin hacer.

Los contextos son estáticos, pero tú eres dinámico. Aquí aplica el conocido refrán popularizado por Francis Bacon que dice así: «si la montaña no va a Mahoma, Mahoma va a la montaña». Esto ha de convertirse en un hábitoTrabajar por contextos implica proactividad y la proactividad es anticipación.

El hábito de revisar tu sistema juega un papel fundamental. Este hábito te permite, entre otras cosas, conocer cuál es el estado de cada uno de tus contenedores de organización y poder tomar decisiones de forma proactiva, no sólo de cara al presente sino también al futuro. Por ejemplo, si sabes que tu contexto «oficina A» está vacío, sabes que si no estás allí en los próximos días no se quedará nada por hacer. Sin embargo, si se da el caso contrario, tendrás que hacer por estar en el contexto en algún momento, porque como dice Alfonso Alcántara, «¡muévete!, no eres un árbol».