No existen las acciones complicadas, existen las acciones mal definidas

No existen las acciones complicadas, existen las acciones mal definidasLa palabra complejidad procede del latín. Compuesta por el prefijo «com» y la raíz «complectere», viene a definir de forma general, la cualidad de lo que está compuesto de diversos elementos interrelacionados. Este concepto es la base del denominado pensamiento complejo introducido por Edgar Morin o Anthony Wilden, en el que se reconoce que la realidad es compleja. Ahora bien, desde un punto de vista más coloquial, los calificativos difícil, complejo o complicado, suelen emplearse cuando nos encontramos ante cosas o asuntos que parecen estar enmarañados o resultan difíciles de entender. Como veremos a continuación, si algo nos resulta incomprensible, complejo o intrincado, nuestro cerebro acabará por aparcarlo o abandonarlo.

En la actual complejidad, sin síntesis potentes, no hay estrategia, solamente hay parálisis por análisis. Xavier Mercet

La complejidad en el trabajo del conocimiento radica en la no evidencia del mismo, ya que como afirma José Miguel Bolívar, es la primera vez en la historia de la humanidad en la que se da este hecho, lo que supone un reto importante para nuestro tiempo. Desde el punto de vista de la efectividad, la complejidad que surge a través de la no evidencia del trabajo, proviene de que no siempre está claro qué es lo que hay que hacer ni cuándo está hecho. Esta situación ha de atajarse de forma objetiva, dado que de ello dependerá la calidad y la consecución de resultados. Obviar esto supone dar paso a la ineficacia e ineficiencia, al estrés y en definitiva a la infelicidad.

Una de las consecuencias directas que conlleva este paradigma es que para poder hacer el trabajo, antes hay que definirlo. Definir el trabajo conlleva reflexionar sobre él, ver de qué se trata, determinar nuestro nivel de compromiso y decidir qué hacer. Por otro lado también hay que delimitar dónde está la línea de llegada, ya que de lo contrario no sabremos cuándo dar por finalizado el trabajo. Definir el trabajo también es trabajar, y es ahí precisamente donde reside el verdadero valor en el trabajo del conocimiento. Pensar y decidir elimina la complejidad.

Tal y como puso de manifiesto Henri Laborit, nuestro cerebro tiende de forma natural a descartar, entre otros criterios, aquello que percibe como complejo, es decir, que si en una lista mezclamos acciones sencillas con acciones complejas, acabaremos haciendo antes las acciones sencillas, condenando al resto a un peregrinar de días sin resolución, lo que inevitablemente nos conducirá a la frustración y al estrés. Esta situación suele ser fruto de una incorrecta definición. La complejidad dificulta el proceso de toma de decisiones respecto a qué hacer en cada momento, así es que cuando una acción se te resiste ante una elección, deberías plantearte si realmente está correctamente definida.

En OPTIMA3®, la metodología que usamos en OPTIMA LAB, desarrollamos dos hábitos que contribuyen a eliminar la complejidad del trabajo definido. El primero de ellos es el de «definir tachable», que consiste en definir por escrito, de forma concreta, las acciones y los resultados para que el cerebro pueda percibirlos como tachables, es decir, fáciles de ejecutar. «Hacer la transferencia del pago del gimnasio» resultará poco tachable ya que la acción no está claramente definida, ¿a qué cuenta? ¿De qué importe?. Sin embargo, «Hacer una transferencia por importe de 100,00€ para el abono de la cuota de inscripción al Gimnasio +enForma a la cuenta ES00 0000 0000 0000 0000 0000 desde mi cuenta personal» sí lo es, por lo que será percibida por el cerebro como más sencilla. Sí, sé lo que estás pensando. Esto es más lento, pero recuerda que la lentitud te da precisión y la precisión te da rapidez. En el primer caso, tu cerebro percibe la acción como compleja, mientras que en el segundo caso no. ¿Qué prefieres, completar o no la acción?

El segundo hábito consiste en «definir los resultados como alcanzados». Para ello en primer lugar hemos de identificar de forma correcta cuándo estamos ante un resultado (lo que en GTD® se conoce como proyecto), y después pasar a trocearlo en elementos que sean plenamente tachables, para de nuevo eliminar la complejidad. Por ejemplo, nada más leer «Enviar el informe pericial a mi cliente», tu cerebro se echará a temblar, dado que supone que se trata de algo complejo y que requiere mucho trabajo. Si anotas eso en tu lista de acciones, permitirás que la complejidad entre en tu sistema. En este caso estaríamos claramente ante un resultado. ¿Qué tiene que pasar exactamente? Que el «Informe pericial de detección de patologías y propuestas de medidas de corrección del edificio Los Vientos enviado a la comunidad de propietarios». Ya tenemos redactado el resultado como alcanzado, y ahora, ¿cuál es la primera acción «tachable» que podrías llevar a cabo? «Enviar un mail al administrador de la comunidad de propietarios proponiéndole dos fechas para poder inspeccionar el edificio Los Vientos» ¿Qué necesito para poder hacerlo? Mi @ordenador. Trabajo definido de forma tachable y complejidad eliminada.

Así es que recuerda, si cuando estás delante de tu lista de acciones, sientes que hay cosas que te resultan complejas, es que seguramente no has definido de forma correcta.  Sin duda estás ante una oportunidad de aprendizaje, ya que no existen las acciones complicadas, existen las acciones mal definidas.