Si hay algo que caracteriza al mundo actual en el que vivimos es precisamente la incertidumbre. Ahora casi nada es constante, por lo que todo cambia más rápido. En este contexto, el término trabajo ha de ser lo suficientemente amplio como para englobar todos nuestros aspectos profesionales como personales ya que de lo contrario se producirían fuertes desequilibrios entre nuestros niveles de compromiso.
La permanente situación de incertidumbre nos lleva a tener que afrontar nuevos retos a la hora de trabajar en el sentido amplio que indicaba anteriormente. Ello supone que hemos de construir nuestro sistema productivo entorno a este contexto. Durante nuestro día a día, nos veremos envueltos en alguna de las siguientes situaciones: Poder llevar a cabo nuestro trabajo ya definido, definir nuestro trabajo o bien hacerlo tal y como va surgiendo.
Imagina que son las 09:03 de la mañana de un Lunes. Acabas de atender una llamada de un cliente que te solicita varios asuntos para aclarar la viabilidad de un proyecto. A las 10:30 tienes que cita para renovar el permiso de conducir y te das cuenta que aún no tienes las fotografías que te solicitan para ello. Tienes 23 correo en tu bandeja de entrada del fin de semana y además te acuerdas de que ayer cuando fuiste a cenar a casa de la familia el coche te avisaba de que tenias los neumáticos traseros bajos de presión. Ante una situación como esta, un Lunes por la mañana resultaría sencillo dejarse atrapar y entrar en modo ocupado o urgente, dado que todo ese trabajo no ha sido capturado y posteriormente procesado. Todo sigue estando en la cabeza y provoca mucho ruido. La mayor parte de las cosas que surgen en nuestra vida lo hacen en el momento en que ya son una prioridad, de ahí que que las prioridades no se puedan gestionar, simplemente se tienen.
La sensación de estrés y baja efectividad suele achacarse fácilmente a la incertidumbre. Lo cierto es que si sabemos lo que estamos haciendo y lo que no, podemos aprovechar esta situación como oportunidad para dar rienda suelta a la creatividad.
La incertidumbre supone que hemos de convertirnos en auténticos gestores del conocimiento. En la era industrial el trabajo estaba claramente predefinido lo cual no suponía ningún tipo de traba para nuestra productividad. En el actual paradigma, somos nosotros los que hemos de fijar los límites. Cuando dichos límites están claramente definidos, saber si trabajar sobre ello o aceptar las sorpresas resulta sencillo y no genera ruido.
Gestionar la incertidumbre implica, definir nuestro trabajo de forma clara. Ello nos llevará a la necesidad de capturar todo aquello que llama nuestra atención, procesarlo y posteriormente organizarlo y en segundo lugar, decidir en cada momento que hacer: trabajar sobre los limites definidos o afrontar las sorpresas. Esto te dará control y sensación de que lo que haces en cada momento es lo correcto, con lo que consigues perspectiva.
En tu vida puedes atravesar periodos de aparente tranquilidad y en tan solo unas horas verte desbordado de compromisos. Tu sistema ha de ser capaz de soportar esas situaciones y dotarte de las herramientas y los criterio necesarios para tomar las decisiones adecuadas. En este sentido GTD es la herramienta ideal puesto que te ofrece los mecanismo adecuados para decidir en cada momento que hacer en función de tu sabia intuición.