Proyectos: Aumentando la eficacia con las plantillas

Looking forward to somethingUno de los grandes retos que plantea GTD, es el de evolucionar desde una forma de pensamiento vertical sobre la forma de ejecutar los proyectos a una forma totalmente transversal de ejecutarlos. El pensamiento de ejecución vertical supone que no cambias de proyecto hasta que no finalizas el actual. Esta forma de actuar en el trabajo del conocimiento resulta sumamente arriesgada, dado que ante la incertidumbre y los cambios incesantes, lo normal es que acabes sin finalizar el proyecto o bien surjan cambios que te obliguen a rehacer lo ya hecho, entre otras cosas. GTD plantea una forma transversal de ejecución de los proyectos basada única y exclusivamente en el uso de contextos. Esta forma de ejecución resulta altamente eficaz, dado que ejecutas única y exclusivamente todas aquellas siguientes acciones según el contexto en el que te encuentres, de forma independiente a qué proyecto pertenecen. Esto se traduce en que en lugar de avanzar el trabajo de 4 ó 5 proyectos, e incluso finalizar alguno, consigues avanzar el trabajo de 40 ó 50 proyectos e incluso finalizar muchos de ellos. El cambio en cuanto a efectividad es realmente asombroso.

Cuando empecé a usar GTD, hace ya más de cinco años, comencé a pensar que la metodología podía tener algún tipo de bug (clásica reflexión de principiante) respecto a la gestión de los proyectos, dado que mi lista crecía y crecía de forma exponencial. Lo que más me preocupaba no era la cantidad sino el hecho de que muchos de esos proyectos eran recurrentes. Planificar cada unos de estos proyectos recurrentes resultaba tremendamente agotador. Aquella situación me llevó, casi sin darme cuenta, a volver a ejecutar los proyectos de forma vertical, lo que me llevó sin duda a mi segunda caída del caballo de GTD en tan sólo unos meses y tras un fuerte pico de trabajo. Sin duda alguna y desde el total convencimiento de que el problema era yo y no GTD, comencé a bucear por la red hasta que di con este post de José Miguel Bolívar en el cual hablaba de forma clara sobre la recurrencia de los proyectos y el uso de las listas de control. En un primer intento, traté de implementar la recurrencia mediante dichas listas, pero tras el siguiente comentario de mi maestro, sentí que mi eficacia personal se dispararía en tan sólo unas semanas: “El caso que mencionas en realidad me parece más un proyecto que una lista de control. Tal vez por eso tendría más sentido hablar de una plantilla de proyecto que de una lista de control, ya que los pasos son siempre los mismos pero no tienen lugar en el mismo momento”. ¡Eureka! Usar plantillas de proyectos, esa es la solución que necesito.

La diferencia entre una plantilla de proyecto y una lista de control es que una plantilla contiene acciones que tienes que hacer en distintos contextos, y una lista de control contiene elementos que sólo puedes hacer en un contexto determinado, como por ejemplo, hacer una maleta, programar un post en el blog, preparar un bolso de viaje, completar la limpieza de tu oficina, etc. La clave como siempre está en el contexto.

La ventaja de usar plantillas de proyectos es que disparas de forma exponencial la eficacia a la hora de recopilarprocesar y organizar todos aquellos proyectos que sean recurrentes en tu actividad diaria. Si además combinas las plantillas con las repeticiones programadas, también consigues ahorrar tiempo dado que ya no tendrías que volver a definir esa recurrencia.

Imagina que por ejemplo tienes un inmueble arrendado y todos los meses tienes que encargarte de atender a tu inquilino y cobrarle la mensualidad del alquiler, y además los recibos de consumo pertinentes. Un resultado aparentemente tan inofensivo, puede llegar a contener tranquilamente entre 7 ó 10 acciones. Comprobar si hay recibos pendientes de suministro para cobrar, emitir los recibos de cobro, concertar cita con el inquilino, visitar el inmueble para hablar con el inquilino y cobrarle, actualizar tu hoja de seguimiento financiero del inmueble, etc. Sin duda alguna te encuentras ante un proyecto recurrente. El hecho de tener que recopilar, procesar y organizar cada mes, resulta a la larga bastante ineficiente, por lo que la solución es la de crear una plantilla de proyecto que simplemente tendrás que activar en función de un recordatorio que normalmente quedará ubicado en tu archivo de seguimiento.

La verdadera potencia de las plantillas de proyectos se aprecia cuando tienes que gestionar mucha recurrencia, dado que con tan sólo unas cuantas acciones desencadenas la organización de dichos proyectos en tu sistema. A día de hoy creo que no usaría un sistema que no me permitiese gestionar este tipo de elementos, dado que resultan tremendamente útiles. Mi sistema actual me permite con tan sólo unos clicks y responder a algunas preguntas, volcar a mi sistema la secuencia completa de proyectos realmente complejos, como la entrega de un taller o cualquier otro servicio profesional.

Si no conocías las plantillas de proyectos, te invito a que indagues cómo puedes implementarlas en tu sistema. Tu eficacia se disparará de forma instantánea dado que ahorrarás tiempo en la fase de definición de tu trabajo.