Una de las dificultades que suelen tener las personas que se acercan a GTD y que he podido detectar directamente en mis talleres, es la correcta identificación de los proyectos. Cuando un resultado no esta bien identificado sigue dando vueltas en nuestra cabeza y continúa perturbando nuestro pensamiento. La identificación correcta de un proyecto implica hacer el primer cambio de perspectiva desde el nivel de control y esto al principio cuesta, dado el carácter reactivo de pensamiento que solemos emplear.
Un proyecto en GTD es cualquier resultado al que podemos llegar en el plazo máximo de un año y que requiera de más de una acción para ser completado. Esta definición como vemos, integran los dos niveles de la metodología, control y perspectiva. Cuando un resultado requiere múltiples acciones, debemos dejar marcas que nos sirva de recordatorios que nos indiquen que hemos de hacer algo al respecto para avanzar. La clave para ello es la revisión continua y de ahí que se establezca el plazo máximo de una año, dado que de esta forma te aseguras que tus proyectos serán revisados al menos una vez a la semana. La función de la lista de proyectos es precisamente albergar esas marcas o recordatorios de los resultados que hemos de revisar de forma periódica.
Si quieres saber cuantos proyectos tienes y de que tipo son, da respuesta a la siguiente pregunta: ¿Qué tienes que finalizar, aplicar, investigar, publicar, distribuir, maximizar, aprender, establecer, organizar, crear, diseñar, instalar, reparar, presentar, dirigir o resolver? Seguro que surgen muchas cosas.
GTD nos propone genera una conciencia para centrarnos únicamente en avanzar hacia los resultados en lugar de tener toda la situación controlada desde el principio. Generar esta conciencia te permite dirigir el pensamiento hacia cosas concretas, es decir, hacia las acciones que te permiten avanzar hasta el resultado. Un proyecto no es algo que se pueda exactamente hacer, lo único que realmente podemos es dar pasos que nos acerquen al resultado que pretendemos alcanzar.
En definitiva de lo que se trata es de desarrollar un enfoque táctico hacia los resultados. Antes de tratar de resolver un problema, lo ideal es pararte y definir exactamente cual es lo que está ocurriendo y como te gustaría que fuese. Una vez hecho esto, determinar cuales son los pasos que has de dar para resolverlo. La tendencia natural es actuar de forma reactiva tal y como comentaba al principio de la entrada, comenzado a accionar sin aclara como queremos que sea dicha situación.
Si quieres conseguir que tu productividad sea plenamente sostenible y que realmente tenga impacto en tu calidad de vida, has de entrenarte para superar la necesidad de tenerlo todo antes de definir de forma clara cuál es el resultado que quieres alcanzar. En las próximas entradas veremos que esto es sencillo mediante la metodología de la planificación natural.
Recuerda esto, resulta imposible motivarse para alcanzar algo, si no tienes claro lo que realmente quieres alcanzar, así es que comienza a entrenarte para cambiar tu pensamiento reactivo. El proceso es sencillo, cuando identifiques un proyecto, aclara cual es el resultado que persigues, anótalo en tu lista de proyectos y define cual es la próxima acción. Si con esto no consigues sacarlo de tu mente es que requerirá planificación.