#efectividad2017: Todos queremos sentirnos bien

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Esta es la segunda de una serie de entrevistas que nos gustaría hacer este año en OPTIMA LAB con motivo del «año de la efectividad».

Hoy entrevistamos a Curro Balsalobre, responsable de proyectos, obras y compras de la empresa Hidrogea del grupo Suez, que gestiona el ciclo integral del agua en Cartagena, Murcia.

Cuando conocí a Curro, me llamó la atención su confianza y su compromiso para poner en práctica la metodología GTD®, así como su capacidad de aprendizaje y su fuerte deseo de conseguir resultados tanto en lo personal como en lo profesional.

En esta entrevista, Curro nos cuenta su experiencia y el impacto que desarrollar la efectividad personal ha tenido en su vida. Espero que la disfrutes.

¿Cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Como os habrá pasado a muchos, mis responsabilidades han ido creciendo con los años: más trabajo, más responsabilidad, la familia crece… y el estrés también. En algún momento sentí que debía haber alguna forma de hacer las cosas de otra manera, porque no me encontraba bien con la situación. Sentía que iba apagando fuegos de manera descontrolada, rellenando post-it que vagaban por mi escritorio. En esas estaba cuando la empresa organizó un curso de GTD® que impartió Antonio José Masiá. Me enganchó desde el principio al conocer su propia experiencia, en especial cómo partió de una situación inicial similar a la que yo me encontraba. Me convenció y me puse manos a la obra.

¿Cómo fueron «tus primeros días» al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Recuerdo especialmente la sensación de liberación de «vaciar la mente» de «cosas por hacer». En mi caso, esas cosas que «tengo» que hacer, que «podría» hacer, que alguien «tiene» que hacer… Llegan a la cabeza en el momento más inesperado, te roban atención y te generan estrés. En otras palabras: estás en el trabajo pensando en la compra del supermercado, y llegas al supermercado y te acuerdas del mail que no enviaste. La mente es así, pero agradece mucho que le ofrezcas una manera alternativa de trabajar y que le liberes de carga usando un sistema.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

Los principales obstáculos que me he encontrado son internos, de hábitos consolidados que restan efectividad. Las distracciones por atender entrada de mails, mensajes, etc. Según entraban son pequeñas gotas que llenan una botella al día. Horas tiradas a la basura. Quité todas las notificaciones y me propuse procesar el correo dos veces al día. No siempre lo consigo, pero cuando lo hago vuelvo a comprobar que es muy efectivo. En esa línea también me sorprendo saltando a los correos más sencillos de procesar y «rodeando» aquellos que tienen más miga y con los que no tengo claro qué hacer (resultado, acción, eliminar, delegar, archivar…).

Por supuesto, también hay factores externos. Uno de ellos es la manera caótica en la que nos comunicamos. Algunos piensan que pueden tirar una «bomba» urgente por mail, cuando no es el medio adecuado para ello (pero en ocasiones sí el más fácil). Cuando se trata del propio equipo es factible «negociar» procedimientos de comunicación. Con el resto del mundo hay que navegar las olas.

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

El hábito de capturar lo adquirí con relativa facilidad. Siempre llevo mi sistema encima y capturo con mucha facilidad. Esto es muy útil ya que la mente tiende a dispersarse y en ocasiones no quiere dejar ir un tema que surge de repente. En ese momento hay que capturar y volver a lo que estabas haciendo.

El uso eficaz del calendario, junto con la revisión diaria, también han sido muy positivos. Antes era común que olvidara cosas que tenían fechas concretas, porque entraban en el maremágnum de los post-it y no tenía un sistema para revisarlos. Ahora eso es agua pasada.

También me ha reportado claridad eliminar el «lenguaje nebuloso». Nada de «llamar a Juan», sino «llama a Juan Orenes para que se comprometa a una fecha de entrega». Ese pequeño esfuerzo en aportar claridad hace que el cerebro lo vea como más asequible.

Finalmente, me ha reportado muchos beneficios romper con la falsa creencia de que las dimensiones personal y profesional son estancas. El sistema abarca ambas, y ahora no entiendo otra manera de hacer las cosas. Al tener todo junto puedo ver si estoy dejando algo de lado.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

En mi caso, que será similar al de muchos otros, me enfrento a tener muchos frentes abiertos. Son muchas las cosas empezadas y sin terminar y, sinceramente, se me hace imposible llevarlas de cabeza. En el trabajo se abren frentes en calidad, desarrollo sostenible, prevención, compras… Y en la vida personal no es muy distinto: la revisión del coche, actividades extraescolares de los niños, el dentista…

Por un lado, el uso eficaz del calendario ha hecho que ni en casa ni en la empresa se nos pase ninguna cita fijada. Por otro, ser metódico en las revisiones, hace que nada te «caduque».

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Se han dado cuenta de que di un salto importante cuando implementé los hábitos del sistema GTD®. En el trabajo, recupero rápidamente los temas que llevo con alguien (cosas que tengo «a la espera», resultados que llevamos a medias…) y las  reuniones son más efectivas. En casa, notaron una reducción importante del estrés porque tenerlo todo en ese cerebro externo facilita que tu mente pueda desconectar tranquila hasta la mañana siguiente.

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Conseguí reducir mis bandejas de entrada, y eso me ha facilitado la vida. Por un lado, puedo procesar todos los buzones de correo al mismo tiempo y, por otro, tengo dos bandejas de entrada físicas en casa y la oficina. Luego, está la bandeja donde capturo «cosas», en Wünderlist. Así es más fácil procesarlas con periodicidad y estar tranquilo de que nada se te pasa de fechas.

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Esto te mejora la vida, sobre todo si eres un «trabajador del conocimiento» con muchos frentes abiertos. Es así de sencillo.

Le animaría a probar poco a poco y le propondría retos sencillos como sentarse a enumerar todas sus bandejas de entrada o hacer un barrido mental con todas las cosas que «vagan» por la mente. También le propondría poner un medidor de tiempos de uso del móvil. Cuando yo lo hice quedé sorprendido de todas las veces que desbloqueo el teléfono, más de la mitad sin sentido alguno.

Al final todos queremos sentirnos bien, pero nos abruma el ritmo que sentimos que nos «impone» la vida. Con GTD® podemos quitarnos preocupaciones y sentir que tenemos un mayor grado de control sobre nuestra vida, porque podemos dedicar ese recurso que es la atención con mucho más aprovechamiento, incluso cuando la atención sea para descansar y disfrutar.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

En casa ya compartimos citas del calendario y, mucho más importante: ¡la lista del supermercado! El peligro de ser efectivo, y que los demás lo sepan, es que siempre te quieran endosar las cosas. Eso es porque se fían de que lo harás y ellos se quedan tranquilos.

Ahí entra otro hábito en el que trabajo ahora: «decir no». En el caso del supermercado no fue muy difícil. Al principio era algo así como: «tú que lo apuntas todo, acuérdate de comprar lavavajillas». Luego bastó con decir «no» y enseñar a usar las listas compartidas. Ahora, cuando cualquiera de casa vamos al supermercado, tenemos la lista completa. En este caso, «decir no» también le ha mejorado la vida a los demás, ya que han aprendido a gestionar con rapidez y fiabilidad esa pequeña necesidad de «acordarse de» sin depender de nadie.